Tips av Lasse Frisk

Goda råd för lyckade möten

Mål och syfte med mötet?

En förutsättning för ett bra möte är att man vet varför man träffas. Om du ska leda ett möte, se till att du vet varför du har mötet och vad du vill uppnå. Berätta också detta i inledningen och ange även detta när du bjuder in till mötet. Då ger du också deltagarna möjlighet att förbereda sig ordentligt.
Ställ dig också frågan om man måste ha ett möte eller om det räcker med telefonsamtal.

Olika typer av möten – Tydliggör detta

Viktigt är att veta vilken typ av möte det är. Är syftet att informera eller ska vi lösa problem eller vad? Detta kan också skilja sig mellan olika punkter på ett och samma möte. Vanligaste formerna är information, diskussion, problemlösning och beslut. Var tydlig med detta.

Deltagare

Vilka ska vara med? Tänk till runt detta? Det händer ibland att man bjuder in vissa personer bara av ”gammal vana”. Ta inte för givet att alla känner varandra på mötet utan gör en ordentlig presentation.

Inbjudan

Brev, mail, telefon eller annat sätt. Oavsett vilket är det viktigt att vara tydlig med mål och syfte, tider, deltagare och lokal. Bjuder du in via telefon så bekräfta även med mail. Missa inte att ange när mötet slutar.
Bra att tänka på i en inbjudan är att betona hur deltagarna ska vara förberedda till mötet. Om något ska vara läst före eller något annat.

Lokal och möblering

Välj lokal som är lämpad för mötet. Det är lättare att kommunicera om ni sitter nära. Gärna ett runt bord om ni ska diskutera. Normalt kommunicerar man mer med en person mitt emot än den som sitter bredvid. Undvik tomma stolar.
Är det ett rent informationsmöte så kan man naturligtvis sitta på annat sätt. Det viktiga är att man verkligen tänkt igenom hur man vill ha det möblerat.

Mötesformer

Här beror det naturligtvis på vilket syftet med mötet är. Ska man diskutera eller lösa problem är grupper på 4-5 bäst. Är det fler än 7 personer på mötet är det bra att fundera över att dela in gruppen i 2 undergrupper för att sedan sammanfatta.

Hjälpmedel

Ord, ord, ord, bla,bla,bla. Ofta blir ”pratandet” det enda sättet att kommunicera på ett möte. Förtydliga, förklara och förenkla genom att skriva och gärna rita på blädderblock eller tavla. På så sätt aktiverar man fler sinnen och gör det möjligt för att alla på mötet att delta aktivt. Genom att använde hjälpmedel så kommer också kroppsspråket mer till sin rätt.

Störande moment, ”störande” personer

Typiska störande moment är ju till exempel mobiltelefoner eller att personer kommer för sent. Lämpligtvis kan man ta upp detta redan på första mötet och komma överens om vissa gemensamma ”spelregler”
När det gäller störande personer kan man ju ställa sig frågan varför de är störande? Är det något i deras beteende som jag ”retar” mig på? Vänd på det! Kan detta beteende på något sätt gagna mötets syfte?

Tidsanvändning

Sätt alltid en sluttid för mötet och pröva dessutom att avsätta kortare tid för mötet än du brukar. Ofta hinner man med lika mycket på den tid man har till förfogande. Ange i förväg hur lång tid ni har för varje punkt på agendan.

Roller

Var tydlig med vem som leder mötet och vem som skriver minnesanteckningar/protokoll. Är tiden begränsad, vilken den ofta är, kan man pröva med att låta någon ha koll på tiden för varje punkt på mötet.

Minnesanteckningar

Ska ni skriva minnesanteckningar eller inte? Åter igen är det bra att veta vad syftet är med detta? Oftast är det bra att ha då man på detta sätt får en gemensam bild av vad som hände på förra mötet. Dessutom kan personer som inte var med på mötet se vad som hände.

Förberedelse

Förbered mötet. En skådespelare tränar och repeterar i månader inför ett framträdande. Ska du leda ett möte så se till att vara väl förberedd.

Glädje, Engagemang och ”lite extra”

Visa att du tycker det är kul att leda mötet eller att delta. En engagerad mötesledare som visar sig vara väl förberedd och som visar sig tycka om sin roll gör mötet bättre och roligare. Våga bjuda på dig själv och bjuda på skratt. On du förbereder med en fruktskål eller kanske en skål med godis har du vunnit mycket redan från början

Våga

Ibland fastnar man i vanor och det kan kännas svårt att ändra på detta. Ibland tänker man ”Men inte kan jag pröva det där” och ”vad skulle folk säga?”
Pröva då med att i stället tänka: ”Hur skulle det där gå att omsätta hos oss?”
Eller som Mark Twain sa: ”Some people say why, I say why not?”

Utvärdera och förbättra

Gör ibland en kortare utvärdering av dina möten. Använd gärna PMI (plus, minus, intressant)
Ställ också frågan i slutet av mötet om ni nådde syftet och målet med mötet.

Ledarens checklista för möten

Före

Sätta mål och syfte med mötet
Skicka inbjudan
Kalla rätt personer, om möjligt ( ej av slentrian)
Ordna praktiskt eller delegera detta
Dagordning
Ange tidsram
Förbered för trivsel
Förbered roller på mötet (sekreterare, ordförande…….)
Ha reservplan

Under

Hälsa välkommen
Utse sekreterare
Gå igenom Agendan
Ange tidsramen
Fördela ordet
Se till att röda tråden följs
Avbryt när man hamnar utanför ämnet
”Parkera frågor”
Steget före
Leder mot målet
”Bjud upp till dans”
Summera
Sammanfatta
Tid för nästa möte
Tacka för mötet och avbryt i tid
Utvärdera

Efter

Göra klart det som beslutats
Rapportera
Läsa minnesanteckningar
Följa upp
Utvärdera
Utveckla
Börja förbereda nästa möte

Lyckade möten frågor (PowerPoint presentation)
Lyckade möten frågor (PowerPoint presentation i pdf-format)

Lärstilar

Under åren har det forskats en hel del om just Lärstilar. Alltså att vi lär oss på olika sätt.
Grinder-Bandler menar att det finns tre lärstilar. Den visuella, den auditiva och den kinestetiska.
De flesta av oss människor har inslag av alla stilarna men föredrar eller lär sig bäst genom en av följande stilar.

Visuella		Lär sig bäst genom att se
Auditiva		Lär sig bäst genom att höra
Kinestetiska		Lär sig bäst genom att göra själv

Visuell

Den visuella personen löser problem/lär sig bäst genom att:

Läsa instruktioner
Jämföra bilder och diagram
Läsa manualer

Kännetecknande för visuellt lagda är att ögonen är ”aktiva” till exempel genom att man blinkar, kisar mm. Ofta använder de ord som se, kolla, titta, få en bild av mm. Dessa personer har ofta lätt för att läsa, är ofta de som har lätt för sig i skolan och har dessutom ordning och reda på det mesta.

Auditiv

Den auditiva personen löser problem/lär sig bäst genom att:

Fråga
Ringa upp personer för att få problem lösta
Resonera
Lyssna på någon

Kännetecknande för auditivt lagda är rörelser kring munnen. De säger ofta hmmmm och ahhh. Använder gärna ord som lyssna, höra, låter som mm. Detta är personer som pratar mycket och som är musikaliska. Auditiva blir lätt störda av musik när de arbetar.

Kinestetisk

Den kinestetiska personen löser problem/lär sig bäst genom att:

Prova och experimentera
”Göra fel”
Vara aktiv

Kännetecknande för kinestetiskt lagda är mycket rörelser. Ofta har de ett ”yvigt” kroppsspråk. Använder gärna ord som känna, greppa, ta tag i mm. Detta är personer som ofta gestikulerar mycket. De lär sig genom handling.

Litteratur och länkar:

För mer tips om hur du kan genomföra bättre möten finns bra material hos Metoda Konsulter, www.metoda.se. Speciellt för detta ämne rekommenderas "Mötesboken för ledare" och arbetsmaterialet "Metoda Röd".
Lasse Frisks webbsida: www.lassefrisk.se