Möteteskallelse

För att informera medlemmarna om att ett möte kommer att hållas skickar man i god tid före mötet en möteskallelse. Tillsammans med den kan man också skicka föredragningslistan.

Möteskallelse

Av möteskallelsen skall det framgå följande:

• Möteskallelse
• Föreningens namn
• Vilket slag av möte
• Platsen var mötet hålls, datum och vilket klockslag
• Om ev. finns en möjlighet att delta på distans (nytt från 1.9.2010)
• Vilka ärenden som kommer att behandlas
• Underskrift, ort och datum

Då det gäller föreningsmöte (årsmöte) måste ärendena alltid nämnas i möteskallelsen.
Observera att ifall man vill vid föreningsmötet göra beslut även i andra ärenden än de som enligt stadgarna hör till, måste dessa ärenden nämnas i kallelsen. Dyker det upp ärenden under mötet, vilka inte finns på föredragningslistan, kan de diskuteras, men inte göras beslut.

Det är bra att ta till vana att alltid nämna ärendena i möteskallelserna, då vet mötesdeltagarna vad det är fråga om. Under kallelsen skriver man ort, datum och underskrift.
Ändringen av Föreningslagen från 1.9.2010 föranleder också vissa nya krav på kallelsen. Särskilt om föreningen efter stadgeändring tar i bruk möjligheten att delta i mötet på distans. Då måste medlemmar få noggranna beskrivningar på hur distansdeltagandet går till, vilka ärenden gäller osv. Se närmare i avsnittet Föreningslagen.

Föredragningslista

Av föredragningslistan skall det framgå följande:

• Föredragningslista
• Föredragningslistan är en förteckning över de ärenden som ska behandlas på ett möte. Ett namn som ibland används synonymt är dagordning, men denna innehåller egentligen annat än rena ärenden, t.ex. kaffepaus och föredrag.
• Ledamöterna i en styrelse bör alltid få föredragningslistan/ dagordningen tillsammans med kallelsen till mötet. Det är inte trevligt att komma till ett möte och vara oförberedd på dagens ärenden.
• Föredragningslistan bör, som alla andra dokument, innehålla ett dokumentnamn -- FÖREDRAGNINGSLISTA -- och tidpunkt för möte. Vidare naturligtvis de ärenden som skall behandlas.

Vid verksamhetsårets början kan med fördel en plan för framtida styrelsearbete göras upp. Den innehåller då en sammanställning av de ärenden som kan förutses och tidsbestämmas. En stomme för varje möte finns därmed färdig och denna kompletteras med nya ärenden Kommande år gäller i stort sett samma planering. Som exempel kan nämnas att vid första styrelsemötet får konstituering av styrelsen och utseende av firmatecknare ej glömmas bort; för april månads utgång ska ansökan om föreningsbidrag ha inlämnats osv. Se exempel nedan.

Ärendena grupperas enligt följande:

• Typ
• Punkt
• Exempel eller kommentar
• Öppningsärenden
• Öppnande:
• "Mötet öppnades och över den avlidna …"
• Justering
• Föredragningslista
• Registreringsärenden
• Föregående mötes protokoll
• Genomgång; ta upp frågor på nytt
• Rapporter från verksamheten (ekonomi, kommittéer, …)
• Bra att ta dessa ärenden nu och inte på Övriga ärenden
• Anmälan av inkomna skrivelser …
• Stadgeenliga ärenden
• Konstituering
• Firmatecknare
• Bordlagda ärenden
  (Ärenden från tidigare möten)
• Nya ärenden
  (Ärenden som beretts i förväg)
• Föredrag./diskussion/beslut;
  "Beslut: …", "Styrelsen beslutar, att …"
• Inga nya ärenden innan de gamla klarats av
• Övriga ärenden
  (Ärenden som tas upp på mötet)
• Ej beslut
• Avslutning
• "Mötet avslutades.
  I anslutning till mötet avtackades …"

Källa: Immigrant-Institutets hemsida www.immi.se

Då man gör upp en föredragningslista kan det vara klokt att sätta de viktigaste ärendena i början av listan. I slutet kan man lägga de ärenden som kan bordläggas eller är av mer formell art tex. rapporter, statistiker. För att spara porto kan man skicka föredragningslistan tillsammans med möteskallelsen. Föredragningslistan kan också delas ut på mötet. Det är bra om alla kan få ett eget exemplar av den.