Huvudrollerna under mötet

Ordförande och sekreterare har en central roll vid mötet. Här betraktas deras roller speciellt ur mötets synvinkel. Även protokolljusterare och rösträknare har en viktig uppgift.

Ordförande

Ordförandes uppgifter kring mötet:

• Förbereder mötet
• Skriver en möteskallelse
• Skriver en föredragningslista
• Leder mötet
• Ser till att ett protokoll blir skrivet och justerat och att alla beslut finns nedtecknade

Ordförande ansvarar för mötet. Det är många saker som ordförande måste tänka på då han förbereder mötet. Han måste förbereda de ärenden som behandlas på mötet, skriva en möteskallelse och en föredragningslista. De praktiska arrangemangen kan sekreteraren ta hand om.

Under mötet leder ordförande mötet. Då det blir röstning eller förrättas val leder ordförande dessa och berättar om resultaten. Det är på ordförandes ansvar att protokollet blir skrivet.

Ordförandes uppgift är att upprätthålla ordningen under mötet. Till en av de vanligaste ordningsfrågorna hör ”tidsbegränsning” och ”dra streck” för en diskussion, dvs. avkorta diskussionen.

Ordförandes roll är också att balansera styrkeförhållandena. Det betyder att ordförande ser till att alla ges en chans att få uttrycka sin åsikt, oberoende om man är pratsam eller tystlåten, man eller kvinna, föreningsvan eller nybörjare, chef eller underordnande. Ordföranden gör det genom att begränsa de pratsammas taltid och be de tystlåtna om deras åsikt.

Görs det beslut på mötet, besluter man också vem som skall förverkliga dem. Det är bra om ordförande följer upp besluten och förvissar sig om att de blivit verkställda inom utsatt tid.

Sekreterare

Sekreterarens uppgifter kring mötet

Hjälper ordförande med praktiska ärenden före mötet, kopierar möteshandlingarna och postar dem reserverar möteslokalen och ordnar med trakteringen skriver protokoll under mötet sköter informationen och dokumentationen efter mötet.

En bra sekreterare är till stor hjälp för ordförande. Föreningens sekreterare hjälper ordförande i förberedelserna av mötet, under mötet och vid verkställande av besluten. Sekreteraren skriver protokollet.

Vid styrelsemötena fungerar föreningens sekreterare som sekreterare.
Vid andra möten, till exempel årsmötet, kan vem som helst av deltagarna väljas till sekreterare och ordförande. Mötets sekreterare skriver protokollet
Föreningens ordförande och sekreterare förbereder dock mötet. När mötet är över sköter föreningens sekreterare om informationen och dokumenten från mötet.

Protokolljusterare och rösträknare

Protokolljusterare och rösträknare väljs i början av mötet. Oftast väljs två personer och de väljs både till protokolljusterare och rösträknare. Deras uppgift är att justera protokollet. Under mötet fungerar de som rösträknare vid val.

Initiativet till mötet

Initiativet till mötet och de ärenden som behandlas kan komma från en medlem. Styrelsen kan sammankalla mötet eller det kan vara ett möte som enligt stadgarna skall hållas.