Skriv ut sidan

Att leda är att inspirera

Vi människor går med i föreningslivet av många olika orsaker; eget intresse, vilja att arbeta för viktiga frågor, men lika ofta för att få sociala kontakter och ha trevligt. För att vi skall fortsätta att deltaga i verksamheten skall den vara stimulerande och meningsfull. Därför har det utvecklats regler och traditioner om hur verksamheten skall gå till. De är användbara vid alla typer av sammankomster; medlemsmöten, styrelsemöten, kommittémöten m.fl.

Alla medlemmar har nytta och glädje att känna till spelreglerna. Ledningen kan påverka arbetet så att alla känner sig engagerade. Här har Ordföranden som ledare den viktigaste rollen.

Bra möten är oftast genomtänkta och väl förberedda så att mötesledningen kan koncentrera sig på mötesdeltagarnas upplevelser. Det bygger på trygghet i det tekniska kunnandet – oavsett om det gäller beslutsfattande eller kreativa mötesformer.

Skillnaden mellan stimulerande och tråkiga möten ligger i stor utsträckning i ledarskapet. Det handlar nämligen inte bara om teknik utan lika mycket om förhållningssätt – en bra atmosfär där alla känner att de är med och formar verksamheten. En av ledarens väsentliga uppgifter är att skapa ett generöst klimat där alla stimuleras till diskussion, tankar och ställningstaganden samt skapa lust att vilja deltaga och bidraga. Det gäller att hålla en så pass god stämning att alla vill komma till tals. Ordföranden lyckas bäst genom att se sig själv som den som leder, inte den som har alla svaren. Ledaren ställer de rätta frågorna. Medlemmarna söker de rätta svaren. Ordföranden visar klart att varje medlem har ett viktigt värde. Vissa människor är lättare att se, andra syns nästan inte alls. En god ledare ser alla och bryr sig om att taga reda på varje persons specialintressen och starka sidor och använder dem på ett konstruktivt sätt. Det innebär att ta vara på människors specifika styrka och kompetens, att se individens möjligheter. Positiv förstärkande återkoppling kan vara ett bra sätt att nå goda resultat. Det är inte de stora orden det handlar om utan att i rutinerna uppmärksamma andra på olika sätt; stanna upp och ge tid, ge positiva kommentarer, använda kroppsspråket aktivt med blickar, leenden eller en kram på rätt plats. Det gäller att ge beröm alltid när det är befogat. Tala också om vad som varit speciellt bra. För att lyckas skall ledaren också vara ”snäll med sig själv” som ett led i att bli mera generös.

”Att ge beröm är väl inget problem. Det gäller ju bara att komma ihåg det, och att komma ihåg att ge till alla, så att det inte bara blir de duktiga som får beröm jämt”.

Hur många mötesdeltagare eller styrelsemedlemmar har inte suttit med rodnande kinder när adrenalinet rusar till medan de förbereder sina inlägg och funderar om och hur de skall lägga fram sina åsikter.

Alla har vi många olika former av psykiska försvar; t ex

  • Bagatellisera – Det är väl inte så viktigt...
  • Rationalisera – Jo, men det är ju bara...
  • Förneka – Det stämmer inte...
  • Glömma – Kommer inte ihåg det du pratar om...
  • Inte förstå – Begriper inte vad du menar...
  • Bli arg – Ska du säga som...

På möten där det råder en trygg stämning kan alla ge uttryck för sina tankar utan att bli tillplattade utan accepterade. Uppskattning och uppmärksamhet är näring för ovana eller blyga personer att utvecklas.

De vanligaste besvikelserna kring möten i praktiken handlar om att de tar för lång tid, det pratas för mycket men händer så litet efteråt. Alla deltar inte i diskussionen under mötet, det är ofta samma gäng som yttrar sig medan de övriga sitter tysta och passiva. Många upplever också att de möten de deltar i är dåligt förberedda, vad gäller att få information i tid kring sakinnehållet, likaså att alla inte tagit ansvar för att vara pålästa.

En annan vanlig besvikelse är också att möten handlar om ”fel saker”; dvs tiden upptas till sådant man kunde klarat av på annat sätt. Och ”vad gör vi med dem som alltid kommer för sent”? Möten skall börja i tid. Lägg de viktigaste punkterna först.

I en workshop listade deltagarna idéer för en bättre tidsanvändning så här:

  • Klara mål och visioner
  • Planera framtiden bättre
  • Alla uppgifter är lika viktiga
  • Byt mötesplats för styrelsen
  • Uppmärksamma nya idéer
  • Man har konstigt nog tid för det man tycker är roligt
  • Bättre tidsanvändning får man när allting fungerar i en förening och alla trivs .För att åstadkomma detta kan man t ex göra någon resa för att få en bättre vi-anda i gruppen.

Delegera uppgifter

Alla vinner på en demokratisk process. Det gäller att var lyhörd och ha respekt för andra människor när arbetsuppgfiter fördelas. Delegering är ett viktigt standardbegrepp. Det vet alla och vet hur det skall gå till i teorin. I praktiken slarvas det mycket och det är ett fåtal som utför jobbet, medan andra kanske känner sig förbigådda.

Delegering är att planerat be någon annan att för en längre tid ta ansvar för en uppgift eller funktion. Att bara slänga ut en uppgift genom att säga: ”Kan du ta hand om det här för jag hinner inte nu”, är inte delegering utan snarare dumpning. Det är ordförandens sak att vara tydlig vad man förväntar sig, vad skall vara klart när och sedan följa upp och ge ordentlig återkoppling. Här är det skäl att minnas att alla har olika förutsättningar. Ledaren är den som ger tillräckligt med information utan att hela tiden hänga över axeln. För mycket kontroll tar bort känslan att få agera självständigt, för litet kan leda till misslyckanden för en som är ny och oerfaren. För att delegering skall ha en utvecklande funktion, måste uppgiften innehålla lämpligt moment av utmaning. Något som lockar, kittlar och stimulerar.Det bästa stödet kan vara att ha någon som inte bara ser situationen som den är utan hur den kan bli i framtiden.

Många säger t ex att de inte vågar prata inför grupper, men gör det alldeles utmärkt när situationen är sådan att det inte går att låta bli. Det kan behövas någon som med milt våld tvingar andra att göra ”det omöjliga”.Här får Ledaren lov att lita på sin intuition och känslighet vid delegering och givandet av utmanande uppgifter.

Delegering kan göras till en enskild person, men också till en grupp. Det är en bra form för att öka delaktighet, ansvar, medvetenhet och samordning.Medlemmarna i gruppen kan växla med vissa intervaller. Det är ledaren som klargör vad gruppen skall göra och vilka de konkreta målen är.

Ledarskap är makt

Ledarskap förutsätter makt, att ha makt, ta makt, få makt. En aspekt är ledarens eget förhållningssätt till makt. En ordförande kan se sig själv som en person med inflytande. En annan aspekt är makt i förhållande till andra människor. Om de är beredda att ge makt och i så fall varför.

Det finns två huvudformer av makt – strukturell och personlig makt.

Basen för strukturell makt är en bestämd roll i förhållande till andra. Styrkan i den strukturella makten bestäms utifrån, men hur stark den i praktiken blir, beror på hur kraftigt rollen markeras. Makten ges mot ett ansvar för vad som sker i verksamheten. Tidigare var den strukturella makten stark. De tidigare starka rollerna är inte så starka längre, men fungerar ännu rent formellt.

Den makt en ledare mera har att lita till är den personliga. Den ger andra till en ledare utgående från hur personen är eller gör. Basen är personen själv.Personlig makt får en ledare som man har förtroende för. Personlig makt kan man också få därför att andra är rädda. Det är säkrast att låta ledaren få sin vilja fram annars blir det så tråkigt eller besvärligt.

Makt innebär att kunna påverka sin omgivning. Makt kan också utövas för att sabotera, förhindra, tiga, säga nej. Alla i en grupp kan få personlig makt.

Skillnaden är att en ledare har ansvar uppåt. I alla grupper pågår alltid en mer eller mindre stark kamp om personlig makt. Ibland är den tydlig, ibland är den omedveten. Obalans mellan personlig och strukturell makt skapar på sikt osäkerhet och förvirring i en grupp. Om någon anstränger sig för att få inflytande i gruppen, använd det till något positivt. Delegera t ex mera ansvar åt den personen, så blir det mera balans.

Är ordföranden född till ledare? Knappast alla. Många får med tiden en naturlig auktoriet. Den kan man lära sig genom övning, t ex genom att fungera som en eldsjäl och visa personligt engagemang och entusiasm, ha ett äkta intresse för sina uppgifter och sina medagerande. Sund människokännedom är till fördel, speciellt att känna sig själv och veta varför man reagerar på ett visst sätt i vissa situationer, vet var man står och vad man står för, vara realist med visioner. Framför allt själv delta i verksamheten och involvera andra; inte bara dela ut order.

Låt idéerna flöda

Vanliga sätt att döda idéer är att:

  • prata länge själv
  • prata om hur det BORDE vara i stället för hur det ÄR
  • låta snacket gå, i stället för att stanna upp och fråga andra om deras erfarenheter
  • prata mycket om VARFÖR i stället för HUR löser vi en fråga
  • prata mycket och göra litet
  • inte svara direkt på frågor utan säga ”vänta det kommer vi till sedan”.

Stimulera genom att vara personlig, berätta om egna erfarenheter, misstag:

  • våga tala MED, inte bara till
  • våga se en frågorna från flera håll
  • våga byta stolar/plats med varandra
  • uppmuntra till frågor och diskussion, bidrag från andra
  • vara generös med uppmuntran och beröm
  • våga variera sätten att kommunicera, t ex att göra en kreativ övning tillsammans (bikupa)

Mötesledare vinner på att redan vid planeringen av ett möte leva upp till mänskliga olikheter och olika krav. Därför bör möten ha fokus på VAD och även HUR, dvs möten skall ha sakinnehåll och att processen är inspirerande, trevlig och berikande. Skev balans mellan dessa två skapar halvdana möten.Ett öppet sinne är det som får både verksamhet och människor att växa och utvecklas.

Slutligen några sammanfattande tips för mötesledare:

  • Var dig själv
  • Var glad – det smittar!
  • Var flexibel
  • Lyssna aktivt och var intresserad
  • Ställ realistiska krav på medlemmarna
  • Prata med dem inte om dem
  • Satsa på grupparbeten – deltagaraktiviteter
  • Ge konkreta exempel
  • Stäm av hur det går då och då
  • Var generös med Beröm och Uppmuntran
  • Ha vid behov något humoristiskt att skaka ur rockärmen eller plocka upp ur kjolfickan
  • Lek och skratta litet mer! Att ha roligt är bra för oss människor. Vi blir mera kreativa, varma och spontana. Det är bra för arbetsglädjen och livet i stort.