Planering och organisation

Planeringens första steg är att klargöra målsättningarna och resurserna. Dessa inverkar direkt på det praktiska arbetet. Vid planeringsskedet borde alla de som saken berör delta, för att inte någon väsentlig målsättning eller grupp faller bort.
Det är fråga om val och prioritering. Om resurserna är begränsade är det desto viktigare att koncentrera krafterna.
Planeringen kan indelas i två kategorier: helhetsplanering, som omfattar hela organisationen/gemenskapen och projektplanering, som beror enstaka faktorer, till exempel medlemstidningen, broschyrer, informationsblad etc.
För att planeringen skall vara realistisk beaktas:

• personer och kunskap, dvs. de intellektuella resurserna
• ekonomiska resurser
• de tekniska resurserna

lnformationsstrategin grundar sig på följande faktorer (enligt Kotoaro 1991):

utvärdering av nuläget

• hur ser bilden av organisationen ut bland de viktigaste samarbetsgrupperna, t.ex. synlighet, uppfattning om organisationens verksamhet etc.
• vilka är medlemmarnas, personalens bild av informationsflödet inom organisationen

verksamhetsstrategin

• organisationens strategiska målsättningar
• hur stöder informationsarbetet strategin
• vilka målsättningar har organisationen för bilden av sig själv
• arbetsfördelning och spelregler, hur är ansvaret for informationen fördelad inom organisationen

resurserna

• personal
• organisation
• egen tjänst/köptjänst
• teknologi

den strategiska verksamhetens ram, dvs. de huvudmålsättningar och aktiviteter som bestäms t.ex. för ett år i taget

uppföljning och analys samt slutsatser av dessa

Långtidsplaneringen bygger på:

organisationens målsättningar, t.ex. vilken bild vill organisationen ge av sig själv officiellt? Strävar alla enheter gemensamt till samma målsättningar eller är målsättningen individuell för varje avdelning?

• var står vi nu?
• är målsättningen realistisk?
• med vilka medel och resurser kommer vi fram till målsättningen?
• vad och hur mycket satsar organisationen för att nå målsättningen?
• vilka är möjligheterna att förverkliga arbetet med de givna resurserna?

Årsplanering

Årsplaneringen skall inte göras for invecklad, det lönar sig att göra upp årsplanen sa att den är lätt att uppdatera under året och med utrymme for eventuella tillägg. Ramen uppgörs med de kommande händelserna som grund, som markeras in i en kalender.

Exempel på en årsplan för organisationens informationsarbete

Projektplanering

För enskilda projekt uppgörs en egen kalender utgående från de målsättningar man vill nå med projektet. Vid planeringen fastställs:

• vem och hur många vill vi nå?
• vad är det viktigaste vi vill berätta?
• vilket är det slutliga målet, t.ex. göra oss bättre kända?
• med vilka medel når vi målet?

Därefter kan tidtabellen, budgeten och ansvarspersonerna fastställas.
Det viktigt att känna till de olika arbetsskedena, de egna resurserna samt övriga delfaktorer då man fastställer tidtabellen.