Informationskanaler
Information kan spridas genom otaliga kanaler, som kan uppdelas t.ex. i muntliga och skriftliga kanaler eller i snabba och långsamma kanaler.
De muntliga kanalerna är i allmänhet snabba, förutsatt att man snabbt kan samla de berörda mottagarna. De tekniska lösningarna, t.ex. e-post, internet, kan i många fall vara snabbare än den muntliga medan den skriftliga informationen ofta får vika för de andra metoderna. Exempel på redskap och kanaler är:
Medlemsinformation,
som omfattar allt som berör den egna gemenskapen, t.ex. service och olika händelser som behövs för att skapa, upprätthålla och fördjupa samhörigheten. Medlemmarna väntar sig att få information regelbundet. Det är viktigt att ge rätt information och den information medlemmarna önskar sig. Risken finns att mottagarna inte får den information de vill ha eller får för mycket av sådan information de inte är intresserade av. Det är bättre att undersöka saken än att göra egna antaganden.
Medlemsmöten,
då en nyhet berör hela organisationen eller en del av den, är det effektivast att kalla till ett möte, där det aktuella ärendet når alla berörda på en gång.
Informationsmöten,
då det aktuella ärendet skall nå även målgrupper utom organisationen. Kallelse till informationsmötet skall skickas i god tid, i kallelsen anges mötets innehåll och eventuellt även de olika inläggenas rubriker. Ett informationsmöte lyckas bäst då det finns ett fastställt tema eller ärende. Sätt också målsättning för mötet. Planeringen grundar sig antingen på vilket temat är (förändringar, nyheter, presentation av personer, utrymmen..) eller vilken målgruppen är. En bra planering av mötet, kan vara till nytta även i senare skeden:
- vem inbjuds?
- målsättning och ändamål? Tema, aktuella ärenden eller sociala ändamål.
- huvudbudskapet? Vad vill vi att deltagarna kommer ihåg efter mötet?
- karaktär? Info, diskussion, seminarium?
- längd
- program
- värdarna och deras roller
- utomstående talare
- tid
- plats
- material och redskap
- budget
Cirkulär, bulletin
Tänk på att lägga fram ärendet entydigt och klart, det är bäst att begränsa sig till endast ett ärende per cirkulär. Ett medlemscirkulär sänds antingen som ett informationsblad eller som bilaga till annat material. Cirkuläret skall vara kort, maximalt en sida långt och bör ange det viktigaste ärendet i de tre första meningarna. En slagkraftig rubrik lockar läsaren bättre. Om cirkuläret innehåller flere ärenden skall dessa åtskiljas med mellanrubriker.
E-post, Internet
Vid användning av e-post gäller samma regler som de övriga kanalerna, korthet och klarhet. Förutom att säkerställa att mottagarna tekniskt klarar användandet av de elektroniska kanalerna är det bra att tänka på spelreglerna för dem t.ex.:
- vem producerar informationen?
- vem samlar materialet?
- hur ofta ges information?
- hur hittas informationen?
- hur utformas informationen?
- hur lång är informationen?
- språket, vem rättar, vem ansvarar för språket i informationen?
E-post är effektivt som kanal när den är tillgänglig för alla och alla kan använda sig av den.
Läs mer om e-post som informationskanal och föreningens webbsidor.
Anslagstavlan
För att anslagstavlan skall fungera snabbt och enkelt som informatör, skall en ansvarsperson utses. Anslagstavlan kräver ordning, annars blir den lätt ett kaos där man inte kan urskilja nya och äldre, mer eller mindre viktiga nyheter från varandra. Anslagstavlan kan indelas i delar med rubrik för olika meddelanden. Man kan också bestämma hur länge ett visst meddelande hålls uppe på anslagstavlan, alla meddelanden bör alltså dateras.
Infoblad
Infobladet är en långsammare kanal än cirkuläret och ärendena kan fördjupas och redogöras för bredare. Bladet kan utges t.ex. en gång i veckan eller enligt behov, läsarna skall dock veta när infobladet utkommer. Infobladet kan vid behov ersättas med snabba meddelanden, som ges skriftligt, per telefax eller e-post. Infobladet skiljer sig från t.ex. en medlemstidning både då det gäller bredden och utseende. Oftast består infobladet av några sidor, som görs med egna krafter och egen teknik. Infobladets uppgifter skall klarläggas, t.ex.:
- huvuduppgiften; nyhetsforum, klarlägger bakgrund eller åsiktstagande
- innehållets form; korta notiser, som stöder cirkulär och informationsmöten
- redaktion; vem förverkligar
- distribution; målgrupp och sätt
Medlemstidning
En medlemstidning utges 3 – 4 gånger per år eller maximalt månadsvis, vilket ger möjlighet till att olika teman kan behandlas djupare än i infobladet eller cirkulären. Medlemstidningens viktigaste uppgift är att skapa bakgrunden till organisationens eller gemenskapens olika händelser. Medlemstidningen förmedlar djupare och bredare information om organisationen till medlemmarna. Tidningens uppgift är att berätta:
- vad som händer inom organisationen
- vilka riktlinjerna är och hur framtiden ter sig
- rapportera om verksamheten, dess utveckling och anpassning inom organisationen
- bilda åsikter om ärenden, som berör verksamheten
- presentera verksamheten, service, personer
- skapa bilden av organisationen
- öka organisationens status i läsarnas ögon
- sträva till att öka intresset för organisationen och dess verksamhet