Informationen - resurs och möjlighet

Informationsflödet idag är digert och allt snabbare. De som ansvarar for och förverkligar infoarbetet, måste ständigt vara redo att berätta viktiga fakta och ärenden at dem det beror. Situationerna skall kunna förutses, planeras och skotas omsorgsfullt. Informationsflödet är alltså en fortgående process, där händelserna följer på och kopplas till varandra. Ju kortare tid det finns att handla på, desto bättre resurser krävs.

Det är omöjligt att informera alla om allting och de olika målgrupperna har olika önskningar. Därför är det viktigt att utvärdera, vilka uppgifter, i vilken form och hur ofta de olika målgrupperna behöver information, för att behålla motivationen och för att brist på information inte skall påverka verksamheten vare sig inom eller utom organisationen. En vettig och effektiv informationsstrategi bygger på att behoven utvärderas både inom och utom organisationen.

Utvärderingen utgör grunden for planeringen, delta galler både enstaka projekt och informationen i helhet.

Informationsutbytet utgör en växelverkan mellan sändaren och mottagaren, som innehåller många oväntade och okända faktorer, såsom sändarens och mottagarens bakgrund, tidigare erfarenheter, informationssituationen, förändringar i omgivningen, budskapens mängd, oklarheter etc. Ju bättre vi känner mottagaren, desto bättre är möjligheterna att få fram budskapet i önskad form.

Informationen kan indelas i två olika kategorier; information med dels kortsiktiga och dels långsiktiga målsättningar. Det är viktigt att veta, vilken målsättning informationen siktar på. Att t.ex. profilera en organisation kan kräva flere års arbete, medan en introduktion av en ny verksamhet kan utgöra några månaders projekt. De kortsiktiga målsättningarna skall stöda de långsiktiga målsättningarna.

Informationens fem huvuduppgifter (enligt Leif Åberg):

stöd för grundverksamheten
engagera dvs. orienterande
informera, externt och internt
profilera, dvs. att bygga upp t.ex. verksamhets-, organisations- och ledarprofilen. Delta är ett långsiktigt arbete, som strävar till att resultatet är det önskade av ett visst arbete
växelverkan mellan människorna inom och utom gemenskapen

Ett effektivt informationsarbete är öppet, objektivt och pålitligt. Informationen är aktuell, stöder verksamheten och engagerar. Det finns alltid någonting att berätta om i din förening, t.ex. om aktuella händelser eller personer. Informationen påverkar bilden av din förening både utåt och för den egna medlemskåren.

Informationsverksamheten bygger på föreningens egna resurser och målsättningar.

Grundläggande frågor är:

vad vill vi säga?
vem vill vi nå?
när och på vilket sätt?
vilka resurser behövs?
vem verkställer?

För att nå de bästa resultaten lönar det sig att utvärdera de behov föreningen, allmänheten och eventuella samarbetspartners har. Detta utgör grunden för planeringen och förverkligandet av informationsverksamheten, både då det gäller enstaka projekt och informationen i helhet.

En väsentlig faktor är budskapet, med andra ord det man vill säga. För att budskapet skall nå sina mottagare behövs en kanal eller ett verktyg. Valet av den rätta kanalen inverkar på hur snabbt, effektivt och klart budskapet fungerar.

Vad vill vi berätta?

Inom föreningen lönar det sig att årligen komma överens om de saker och händelser, som man informerar om aktivt. Dessa kan t.ex. vara:

olika händelser
personval
kampanjer
möten
tillställningar och fester

För in ärendena i informationsplanen, på det sättet försäkrar du dig om att informationen verkställs. När du gör upp informationsplanen är det bra att först fundera på vad man vill berätta och för vem. Fundera på:

vem som är beroende av infon
vilka som behöver infon
för vem kan infon vara nyttig
för vem kan infon vara bra
vilka har inte behov av infon
vilka som inte skall ha infon

Det är bra att uppdatera målgrupperna och kontaktuppgifterna för föreningens information regelbundet. Kom överens om vem som har hand om kontaktuppgifterna till olika medier. För att försäkra sig om att informationen når fram, skall kontaktuppgifterna , t.ex. e-postadresserna, vara aktuella.

Bristande eller ingen information skapar okunskap,
dålig motivation, rykten, felaktiga uppgifter
och på lång sikt sviktande verksamhet!

När och på vilket sätt?

För att informationsarbetet skall vara regelbundet och effektivt är en informationsplan med tillhörande tidtabell som alla förbinder sig till närmast oundviklig.

Om informationen riktas till olika medier, måste de olika mediernas tidtabeller tas i beaktande: när är dead-linen för att informationen skall hinna med i tidningen eller utsändningen? Hur tidigt borde medierna veta om t.ex. den kommande händelsen?

Vem informerar?

Informationen är en av de mest centrala uppgifterna i dag och det bör finnas en klar arbetsfördelning om vem som ansvarar för informationen.

Om föreningens ordförande är ansvarig för informationen sköts infoarbetet huvudsakligen via honom. Bäst skulle ändå vara att föreningen har en utsedd informatör, t.ex. en styrelsemedlem eller annan person som deltar i mötena. Då vet han vad som händer inom föreningen.

Fastän föreningen har en utsedd informationsansvarig, är det bra att dela på arbetet. En fungerande modell kan vara att utse en ansvarsperson för varje grupp eller avdelning. Dessa ansvarar självständigt för den egna gruppens eller avdelningens information enligt överenskomna spelregler.

Ett bra grundarbete underlättar

Under ett verksamhetsår händer det mycket inom en förening man kan informera om, en hel del känner man till redan i förväg. Det lönar sig att göra upp en långsiktig informationsplan, på det sättet undviker man förargliga misstag och onödig brådska.

Lägg in de saker som kan förutses, t.ex. möten, medlemsinformation, verksamhetsberättelser, personval etc. i informationsplanen. Har föreningen ett jubileumsår eller något specialprojekt på gång kan detta utgöra informationsplanens stomme. Planen skall underlätta arbetet men får inte binda dig för hårt, lämna alltid utrymme för överraskande händelser.

När du gör upp en informationsplan fundera på vad föreningen vill berätta om sig själv, varför och åt vem. När utgångsläget har klarlagts kan du fundera på vilka saker – händelser, möten, tillställningar, etc. – som det kan finnas behov att informera om.

Effektiv information

Grundprinciperna för en effektiv information är bl.a. hur:
- snabbt, ofta, öppet, ärligt och klart man berättar om ärenden till de olika målgrupperna.

Informationsflödet är en växelverkan mellan flere grupper och aktörer, vilka fungerar både som mottagare och delgivare. Även om målgrupperna skulle kännas självklara, lönar det sig att fastställa dem. En grundregel är att man talar samma språk som mottagarna för att budskapet skall nå fram. Det är bättre att framställa saken för enkelt än för invecklat. Tänk på att:

koncentrera informationen till några enstaka meningar
förklara bakgrunden i några meningar
utforma budskapet enligt målgruppen
förbereda dig på att svara på frågor
eventuellt material (stordior, skriftligt material) stöder budskapet
använda ett språk och uttryck som alla förstår

Följ upp resultat, täckning och effektivitet genom att be om respons av dem som fått informationen. De kan redogöra för sin erfarenhet, fördelar, nackdelar och förslag till förbättring antingen skriftligt eller muntligt. Fundera på:

innehållets klarhet, var informationen klart uttryckt, fick alla klart för sig vad saken gällde?
fick alla informationen i tid?
gavs alla möjlighet till frågor och diskussion?
gick informationsprocessen så som planerat?

Uppföljningen av resultatet ger goda möjligheter till att rätta till eventuella brister i informationsflödet.