E-post som informationskanal

Föreningens e-post är ett utmärkt hjälpmedel för både intern och extern information.
För att snabbt kunna förmedla information, lönar det sig att göra upp e-postlistor enligt olika målgrupper. Namnge de olika grupperna tydligt för att underlätta arbetet, samtidigt som du funderar på vilken information de olika målgrupperna behöver. För att minska på meddelandets storlek lönar det sig att lägga in endast en adress som mottagare, de övriga läggs in som dolda mottagare, särskilt om det inte är nödvändigt att visa hela distributionsgruppen. E-posten fungerar bäst som förmedlare av korta och koncisa informationsmeddelanden. Om informationen kräver bredare bakgrundsmaterial, bilder o. dyl. kan dessa läggas in på föreningens hemsida i materialarkivet, och hänvisas till i e-postmeddelandet.

Kom ihåg att tydligt ange temat för informationen, det väcker intresset och garanterar att mottagaren öppnar meddelandet.

E-posten är en utmärkt kanal också för att sända digrare material då det är möjligt att använda sig av bilagor. Bilagor bör dock undvikas om informationen sänds till olika medier, som ofta, på grund av risken för virus, inte öppnar dem överhuvudtaget.
Även om avsändaren är känd finns risken för virus, bilagor i RTF- och PDF-format borde dock inte innehålla virus. Om du lägger in en bilaga är det bäst att nämna formatet för det i meddelandet.

Meddelanden med stora bilagor, t.ex. bilder, som sänds via ett modem, kan kräva flere timmar för att öppnas. Det finns inte heller någon garanti att dessa går igenom, eftersom en del servrar begränsar för stora filer. Om du sänder bilder kolla i vilket format mottagaren vill ha dem. Dela även upp försändelsen på flera meddelanden, för att undvika att stoppa till mottagarens e-post.

Följ upp hur informationen når dina mottagare. Viktigare meddelanden kan det löna sig att kolla upp per telefon.

Kort om information per e-post

Meddelandet skall vara kort och koncist. Informationens viktigaste innehåll bör rymmas på skärmen på en gång, längd ungefär en halv A 4-sida.

Undvik granna färger och specialeffekter, likaså även fet stil och fonter av olika storlek.

Undvik att lägga till bilagor. Om bilagor måste användas hänvisa till dem i texten och ange formatet.

Information som stöder det centrala budskapet fogas helst till texten på skärmen. Samma information kan läggas till som bilaga, med hänvisning till bilagan i texten. Ett bättre alternativ är att lägga bakgrundmaterialet i hemsidans materialarkiv eller bildarkiv och lägga in en länk till materialet i e-postmeddelandet.