Verksamhetsgranskning och revision

Finlands Riksdag har godkänt ändringar i Föreningslagen (nr 678/16.7.2010). Ändringarna träder i kraft den 1.9.2010.

I Föreningslagen (FL) finns från september 2010 bl.a. en ändring som berör alla föreningar. Det gäller granskningen av föreningens verksamhet och räkenskaper. Enligt FL § 38 skall en förening ha verksamhetsgranskare om den inte har revisorer. Skillnaden är den att en verksamhetsgranskare är en lekman medan begreppet revisor i framtiden endast gäller för auktoriserade revisorer eller revisionssamfund. En auktoriserad revisor måste anlitas då minst två av följande kriterier uppfylls: Balansomsättningen är över 100 000 euro, omsättningen eller motsvarande avkastning överstiger 200 000 euro eller om personalen är större en tre anställda. Bidragsgivare kan ha egna krav när auktoriserade revisorer måste anlitas.

Termen verksamhetsgranskare är alltså ny och motsvarar tidigare lekmannarevisorer. Notera att föreningar inte behöver ändra sina stadgar p.g.a. det nya begreppet. Står det endast revisor i stadgarna kan detta innebära såväl verksamhetsgranskare som auktoriserad revisor. Om det däremot uttryckligen står att föreningen måste välja en auktoriserad eller t.ex. CGR-revisor så måste man förstås följa det också i fortsättningen.

Antalet revisorer eller verksamhetsgranskare skall fortsättningsvis omnämnas i stadgarna, likaså deras mandattid samt när och hur de skall väljas. Det räcker enligt Förenings- och Revisionslagen att välja bara en revisor/verksamhetsgranskare (+ suppleant) i en förening. Men observera att antalet revisorer/verksamhetsgranskare anges i föreningens stadgar. Om man nu väljer två plus eventuella suppleanter måste föreningen göra en stadgeändring om man vill ändra antalet. Först när Föreningsregistret godkänt stadgeändringen kan man övergå till att välja en revisor eller verksamhetsgranskare + suppleant. Väljer man endast en revisor eller verksamhetsgranskare måste denne ha en suppleant medan detta inte är fallet om man väljer två ordinarie. En revisor (auktoriserad) kan ha ett auktoriserat revisionssamfund som suppleant. CGR-revisor eller revisionssamfund kan inte fungera som verksamhetsgranskare som alltid måste vare en fysisk person.

Krav och skyldigheter

Revisorernas kompetenskrav framgår av Revisionslagen § 30 och 31.
En verksamhetsgranskare (VG)skall vara en fysisk person som skall ha den ekonomiska och juridiska sakkunskap som med hänsyn till föreningens verksamhet behövs för uppgiften. VG får inte vara omyndig, försatt i konkurs eller ha begränsad handlingsbehörighet. Dessutom skall VG vara oberoende vid utförande av verksamhetsgranskning.

Det gäller att komma ihåg att såväl revisorerna som verksamhetsgranskarna är ansvariga för sin granskning och kan bli ersättningsskyldiga för skada som de uppsåtligen eller av vårdslöshet vållat föreningen. Revisionslagens bestämmelser tillämpas på bägge grupper.

Det är viktigt att revisorerna och verksamhetsgranskarna får tillräckligt med tid för sitt uppdrag. Det vanliga är att revisorerna gör sin granskning några veckor före årsmötet, för vilket de sedan framlägger sin revisionsberättelse. I större föreningar görs vanligen sifferrevision också under verksamhetsåret. Men revisorerna kan förstås när som helst under redovisningsperioden företa en granskning, om de så tycker.
Enligt Revisionslagen bör boksluts- och övriga handlingar tillställas revisorerna en månad före det föreningsmöte som skall godkänna bokslutet.

Verksamhetsgranskaren skall granska föreningens ekonomi och förvaltning i den omfattning som föreningens verksamhets förutsätter och lämna en skriftlig verksamhetsgranskningsberättelse till det föreningsmöte som besluter om bokslutet. Om det vid granskningen framkommer att föreningen lidit skada eller att det har brutits mot denna lag eller föreningens stadgar, ska det nämnas i granskningsberättelsen.
Om auktoriserad revisors granskning och berättelse stadgas i Revisionslagen § 15.

Revisorerna och verksamhetsgranskarna skall få tillgång till allt material som de behöver för sitt arbete. Bokslutet, som är det centrala dokumentet i ett revisionssammanhang, skall vara godkänt och undertecknat av styrelsen. Det är givetvis också bra om någon från styrelsen kan närvara och muntligt redogöra för aktuella saker inom föreningen.

Det kan vara bra att som inledning på revisionen gå igenom alla protokoll. De ger – tillsammans med årsberättelsen – en god bild av föreningens verksamhet.

Speciellt följande frågor bör verksamhetsgranskaren granska:

Har föreningslagens, bokföringslagens och stadgarnas bestämmelser iakttagits?
Har verksamhetsplanen följts och fattade beslut blivit verkställda?
Är medlemsregistret i skick?
Hur sköter och underhåller föreningen sin egendom (hus, kansli, maskiner o.dyl.)?
Är föreningens värdepapper och handlingar i ordning samt systematiskt och tryggt arkiverade?
Har föreningen skött sina mellanhavanden med myndigheterna (redovisningar, beskattning, inregistrering)?
Lagen talar om ”bokföring och bokslut”. Revisionen avser alltså såväl den löpande ekonomiskötseln under året som slutredovisningen i bokslutets form. Inom föreningens ekonomi kan man kontrollera åtminstone följande:
Är bokslutet riktigt härlett ur räkenskaperna och är det uppgjort på det sätt bokföringslagen förutsätter?
Motsvarar banksaldona och kontanterna i kassan de belopp som ingår i balansen?
Är banktillgodohavandena placerade så lönsamt som möjligt?
Är föreningens alla tillgångar och skulder upptagna i balansen till riktiga värden?
Har kontona öppnats med de belopp som ingår i den föregående verksamhetsperiodens fastställda bokslut?
Granskningen av den löpande bokföringen beror förstås mycket på föreningens storlek och om särskild intern revision har utförts.
Revisionen bör dock omfatta en kontroll av:
att alla transaktioner bygger på riktiga verifikat,
- att utbetalningar är godkända på det sätt föreningen själv beslutat,
- att alla poster är bokförda på rätt konton och till rätta belopp,
- att separata redovisningar (för t.ex. fester) är riktigt gjorda,
- att alla bidrag, understöd och donationer är redovisade,
- att uppbörden av medlemsavgifter är effektivt skött och riktigt redovisad,
- att skatteinnehåll för löner och arvoden gjorts på riktigt sätt och
- att reseersättningar, dagtraktamenten o.dyl. utbetalats på ett sätt som motsvarar gällande normer och de verkliga förhållandena.

Dessutom bör man kontrollera:

att offentliga bidrag använts för avsett ändamål och redovisats på föreskrivet sätt (många bidragsgivare kräver t.om. intyg av revisor numera)
att föreningens försäkringar är i ordning och
att man följt den för verksamhetsperioden godkända budgeten.
När revisorerna har utfört sitt uppdrag skall de avge rapport och den ligger sedan till grund för beslut om ansvarsfrihet och eventuella andra åtgärder. Beslut i dessa frågor fattas i regel av årsmötet och det är bra om revisorn kan delta i årsmötet, i all synnerhet om revisionsberättelsen innehåller kritiska synpunkter.
Det är också vanligt att revisorerna ger ett särskilt revisionsprotokoll till styrelsen. Där räknas upp mindre saken som kan förbättras och åtgärdas men som inte är så allvarliga att bokslutet inte skulle kunna godkännas.
Revisorerna skall också göra en anteckning på själva bokslutet. Där skall intygas att man granskat bokslutet och att man gett en särskild revisionsberättelse. Denna anteckning dateras och undertecknas av revisorerna.
Också den egentliga revisionsberättelsen kan vara kortfattad, om det inte finns anledning till särskilda påpekanden. Först är det skäl att nämna vilken period granskningen omfattar och vilket material den baserar sig på. Sedan skall berättelsen innehålla åtminstone ett utlåtande om:
huruvida bokslutet är uppgjort enligt bokföringslagens och andra bestämmelser,
huruvida bokslutet ger riktiga och tillräckliga uppgifter om resultatet av föreningens verksamhet och om dess ekonomiska ställning,
fastställandet av bokslutet, disponering av resultatet och beviljandet av ansvarsfrihet för den ifrågavarande verksamhetsperioden.

Modell för verksamhetsgranskningsberättelse som verksamhetsgranskare kan använda och komplettera vid behov. (Word-fil)
Aktoriserade revisorer har en egen berättelse som lekmän inte får använda.