Skriv ut sidan

Bokföring och kontoplan

Bokföring är i grund och botten fråga om vanlig addition och ibland litet subtraktion. Man räknar helt enkelt ihop hur mycket kostnader och intäkter man har. Nettot efter alla räkningar kallas resultat. Då föreningen verkat en tid uppstår också litet tillgångar, t.ex. pengar på bankkontot, inventarier men ibland också skulder. En uppställning över vad föreningen äger eller har för skulder kallas balansräkning.

Förr gjordes bokföringen för hand i böcker med många spalter som adderades ihop. Numera används mest bokföringsprogram som nästan automatiskt räknar ut resultat och balansräkning för verksamhetsåret.

Bestämmelser

I Bokföringslagen krävs att föreningar och andra samfund skall bokföra sin ekonomi och i tillämpliga delar skall föreningen iaktta bestämmelserna i bokföringslagen. Vidare sägs att den bokföringsskyldige skall ha dubbel bokföring och iaktta god bokföringssed. Föreningens styrelse är ansvarig för att bokföringen ordnas på ett tillförlitligt sätt. Hur det praktiskt går till beror på föreningens stadgar, verksamhetens omfattning och art samt gällande lagar och förordningar.

Bokföringen kan skötas av t.ex. kassören eller utomstående, t.ex. bokföringsbyrå.

I denna modul förutsätts att användaren har åtminstone litet grundkunskaper i bokföring. Man kan lära sig att bokföra genom att gå på någon kurs eller helt enkelt genom att titta på hur någon annan gjort tidigare. Det är mera motiverande att lära sig genom ekonomin i en bekant förening än genom fiktiva övningsföretag.

Här redogörs för olika skeden i bokföringen, men en lättfattlig lärobok i bokföring kan ändå vara bra att ha till hands. Tyvärr finns det mycket litet bokföringslitteratur på svenska i Finland. Bokföringshandböcker från Sverige kan inte direkt tillämpas i Finland.

God bokföringssed innebär:

  • Klar och redig kontoplan som är tillräckligt specificerad
  • Innehållet i kontona är samma år för år
  • Verifikaten bokas i datumföljd, senast inom 4 månader från händelsen
  • Korrigeringar görs inom 4 månader

Verifikaten skall vara daterade, numrerade och signerade samt vara försedda med kontonummer (bokföringskonto).

Bokföringsformer

Manuell bokföring

Registrering av verifikationer kan göras på olika sätt. I en mindre förening med liten bokföring kan det vara tillräckligt med en dagbok som samtidigt fungerar som huvudbok.

I bokhandeln finns det journalböcker med olika antal kolumner och sidor som kan användas vid klassisk bokföring för hand. Dylikt manuell bokföringen börjar dock falla i skymundan. I och med att moderna kalkylprogram (typ Excel) används ganska allmänt går det också bra att utnyttja dem för den löpande bokföringen. Bokföring är ju i själva verket mycket fråga om vanlig addition. Själva bokslutet kan sedan uppgöras på en kladd för att till sist skrivas in i den inbundna balansboken då man fått allting att stämma. Alternativt kan man på ett varaktigt sätt binda in de lösa bladen i bokslutet.

Om bokföringen är mera omfattande lönar det dock sig att skaffa ett bokföringsprogram.

Maskinell bokföring

Allt fler föreningar har i dagens läge möjlighet att sköta sin bokföring med ADB. Då sparar man mycket tid. Bokföringen blir klar och tydlig och man får direkt ut alla behövliga rapporter förutsatt att man planerar bokföringen rätt. Lämpliga bokföringsprogram (från några hundra euro) för större och mindre föreningar finns att tillgå och många firmor i branschen erbjuder också utbildning i hur man använder dem. Instruktionsböckerna är i allmänhet till god hjälp. På marknadens finns också olika större föreningsprogram som inkludera såväl bokföring, fakturering, medlemsregister och annat.

Det finns också de som anlitar en bokföringsfirma som sköter bokföringen. Det kan vara en utväg om ingen i föreningens styrelse eller annan lämplig person har möjlighet att ta sig an bokföringssysslan eller om föreningen har relativt stor omsättning. Men också i dessa fall är det bra om den som sänder materialet till bokföringsbyrån har vissa grundkunskaper i bokföring.

Verifikat (kvitton)

Registreringarna i bokföringen skall grunda sig på daterade (dag, månad, år) verifikationer i löpande nummerordning. En bokföring som inte grundar sig på sakliga verifikationer kan inte anses vara tillförlitlig.

Verifikaten skall innehålla information om på vilka konton (kontonummer enligt kontoplanen) transaktionerna skall bokföras. Verifikationerna samlas i en särskild mapp i registreringsordning. Praktiskt kan det löna sig att fästa mindre kvitton på ett A4-ark. Då är det lättare att bläddra i verifikatmappen.

Projektfinansiärer kan också kräva projektnummer och finansiärens namn på alla verifikat.
Exkata krav på verifikaten finns i Bokföringsnämndens allmänna anvisning om bokföringsmetoder och bokföringsmaterial.

Grunder i bokföringen

Grunden för dubbel bokföring utgörs av konton som indelas i två delar så att debet ligger till vänster och kredit till höger. I debet antecknas pengarnas användning och i kredit pengarnas källa. I kassa- och bankkonton antecknas ökning av penningmängden i debet och minskning i kredit.

I en databokföring sker detta i praktiken så att debet är plussumma medan en kreditförning är minussumma.

Debet                                                     Kredit

(Vad man har använt pengarna till)       (Med vilka pengar man har betalt)

(T.ex. Resa )                                           (T.ex. föreningens bankkonto)

Varje transaktion antecknas i debet på något konto och i kredit på något konto. Summan av samtliga kontons debetsidor skall därför alltid vara lika stor som summan av samtliga kontons kreditsidor. Om inte, så är det fel någonstans. I databokföring brukar programmet inte godkänna verifikatet innan summorna går jämnt ut.


Bokföring av en intäkt:

Då man bokför inkomster följer man regeln: Debet: Penningkonto/Kredit: Intäktskonto. (Inkomst kallas intäkt i bokföringen)

Exempel: Föreningen har fått ett stöd av kommunen på 5000 euro

Bankkonto

Understödskonto

Debet

Kredit

Debet

Kredit

5000

 

 

5000

 

 


Bokföring av en kostnad:

Då man bokför utgifter (kostnad i bokföringen) följer man regeln:

Debet: Kostnadskonto/Kredit: Penningkonto

Exempel: Föreningen har köpt mappar för 20 euro

Bankkonto

Kanslikostnadskonto

Debet

Kredit

Debet

Kredit

 

20

20

 

 

Minnesregel: Då pengar kommer in till föreningens kassa- eller bankkonto bokförs detta på penningkontots debetsida och på kreditsidan på något annat intäktskonto. Då pengar går ut från kassa- eller bankkonto bokförs detta på penningkontots kreditsida och på debetsidan på något annat kostnadskonto.

Kontoplan

För att kunna bokföra behövs en kontoplan. I praktiken är det en förteckning över alla de konton som behövs för bokföringen. Kontoplanen skall vara klart specificerad och färdigt utarbetad innan man sätter igång med bokföringsarbetet. En bra kontoplan underlättar bokföringen betydligt. Ju mer man vet om hur verksamheten kommer att utformas de närmaste åren desto bättre kan man beakta detta när man gör upp en kontoplan. Observera att man inte skall byta kontoplan varje år. Då blir det svårt att jämföra föreningens verksamhet och resultat jämfört med tidigare år. Den kontoplan som man tar i bruk måste användas hela bokföringsperioden, vanligen då ett kalenderår. Man får således inte ta bort konton under bokföringåret. Däremot är det tillåtet att under verksamhetsperioden skapa nya konton efter behov.

Kontoplanen består av numret på bokföringskontot (ofta 4 siffror) och en textförklaring. Det finns två huvudtyper av kontoplaner: Kontoplan enligt olika verksamhetsformer eller kontoplan med kostnadsställen (och eventuella andra underspecificeringar). I den förstnämnda används en löpande numrering så att kontoplanen kan bli mycket lång. Kontoplanen enligt kostnadställe är mycket kortare. Då finns det t.ex. bara ett kontonummer för löner. Men detta konto kan vid behov indelas i många olika kostnadsställen. Då kan man i maskinell bokföringen välja hurudana rapporter man vill ha. T.ex. alla löner, eller bara lönerna på ett visst kostnadsställe eller kanske en kombination av olika kostnadställen?
Vid uppbyggnaden av kontoplanen finns det flera sätt att numrera kontona. Det kan var helt hierarkist så att den första nummern i kontot alltid anger huvudgruppen (tex nr 1 anger att det är gruppen AKTIVA i balansräkningen). I den modell som här är bifogad har rubrikkontona en ojämn nummerr lägre än det egentliga kontonnummret som används i bokföringen. Rubrikkontonas nummrr syns vanligen inte i bokföringsrapporter ur bokföringsprogram. Men de behövs för att bokföringsprogrammet skall räkna rätt. Numreringen är i princip fri men det kan vara skäl att hålla sig till allmän praxis att åtminstone Balanskontonas Aktiva börjar på nr 1 och Passiva på nr 2.  Resultatkontona kan börja på 3,4,5 osv.

Exempel på en vanlig kontoplan (Excel-fil)

Balanskonton

I kontoplanen börjar man med balanskonton. Balanskonton indelas i Aktiva och Passiva. Aktiva balanskonton anger vad föreningen äger eller vilka fordringar föreningen har medan passiva balanskonton visar vilket kapital eller vilka skulder föreningen har. Man brukar numrera aktiva balanskonton så att första siffran alltid är en etta. Medan numret på passiva balanskonton börjar med en tvåa.

I Bokföringsförordningen (1313/2004) § 7 anges vilka balanskonton som måste finnas med och i vilken ordning de skall komma.

Resultatkonton

Kontoplanen övergår sedan i resultatkonton som börjar med siffran 3-9. Här kan man mera fritt numrera sina konton. I Bokföringsförordningen (1313/2004) § 3 finns de konton som måste finnas med. Vanligen används någon viss form av logik i numreringen. Intäktskonton har en viss typ av nummerserier och kostnads en annan. Då är det lättare att minnas numren.

I maskinella bokföringsprogram finns oftast med standardmodeller till kontoplaner. Såväl för företag, föreningar som för fastighetsbolag. Det lönar sig utan vidare att använda dem som bas för kontoplanen.

Bokslut

Efter att kalenderåret – och då vanligen också räkenskapsåret - är slut är det dags för ett bokslut för föreningen. Att göra bokslut är kanske den mest krävande uppgiften i bokföringen. Nedan gås igenom det viktigaste posterna i bokslutet. För den ovane gäller det att fråga råd om man är osäker.

Bokslutet skall innehålla:

verksamhetsberättelse (ej lagstadgad för små föreningar)
Resultaträkning
Balansräkning
noter (undantag för mindre föreningar)

Varje post bör ha ett jämförelsetal dvs. föregående års bokslut. Om uppställningen ändras måste posterna korrigeras så att en jämförelse kan göras. Det är också bra att bifoga budgetens förverkligande.

Bokslutet skall vara överskådligt

Allmänna principer i bokslutet:

verksamheten förutsätts fortsätta
konsekvens i principer och metoder
försiktighet
Ingående balans baserar sig på föregående periods utgående balans.
Riktig periodisering (kostnad/intäkt bokförs på rätt år)

Bokslutsprocessen inleds egentligen redan i början av räkenskapsåret. Grundregeln är: Ju mer man förbereder under själva bokföringsprocessen desto lättare är det att göra bokslut.

Före räkenskapsperiodens slut

Inled genom att senast i slutet av verksamhetsåret försöka uppskatta resultatet. Behövs det mera intäkter? eller mera kostnader? Inbesparingar?

Finns det något ofakturerat? Påminn om eventuella obetalda fakturor!

Be alla som skall ha arvoden och reseersättningar att komma in med fakturor i god tid före årsskiftet/räkenskapsperiodens slut. Det är mycket enklare i bokslutet om löner och arvoden betalas på rätt år.

Efter räkenskapsperioden:

Vanligen måste man vänta flera veckor på fakturor från föregående år innan man kan avsluta bokföringen.

Under tiden kan man inleda avstämmandet löner och arvoden samt redovisningen av dem till skattemyndigheter och försäkringsbolag. Säkrast är dock att jämföra med bokföringen innan man sänder iväg redovisningarna.

Också t.ex. separata projektredovisningar kan ofta göras innan själva bokslutet uppgörs.

Finns det ännu behov av interna överföringar? T.ex. om ett projekt bör delta i vissa allmänna kostnader.

Så småningom kan själva bokslutet uppgöras

Resultaträkning

Modell för resultaträkningen i Bokföringsförordningens kap 1 § 3. Enligt denna modell blir bokslutet ganska kortfattat. Å andra sidan sägs att intäkter och kostnader skall vara tillräckligt specificerade i resultaträkningens bilagor. Dessutom skall resultaträkningen, beroende på verksamhetens omfattning, vid behov indelas i olika verksamhetsgrenar (t.ex. ordinarie verksamhet, kurser, teater...) Om en del av verksamheten är momspliktig skall den förstås synas separat.

Ordinarie verksamhet/eller annan verksamhet (t.ex. kurser, tidningsutgivning, mm) Samma kontobenämningar i alla grupper

Intäkter

Intäkter i den ordinarie verksamheten, t.ex. projektbidrag, kommunala bidrag för viss verksamhet, deltagaravgifter mm. (Allmänna verksamhetsbidrag och medlemsavgifter bokförs under Tillförda medel)

Kostnader

Personalkostnader och avskrivningar och måste synas separat i resultaträkningen. Alla andra kostnader i ordinarie verksamheten (eller någon annan verksamhetsgren) kan finnas under punkten övriga kostnader. Personalkostnader är endast lön samt avgifter som baserar sig på lönen (soc., pensioner o lagstadgad försäkring). Också arvoden hänförs till personalkostnader. Resor, hälsovård mm. bokförs bland övriga kostnader.

Avskrivningar

Se maskiner och inventarier i balansräkning.

Övriga kostnader

Dessa specificeras så att en tillräcklig information om verksamheten fås. Åtminstone lokalkostnader, resor, kanslikostnader, telefon mm. är det skäl att specificera.

Tillförda medel (Tidigare medelanskaffning)

Intäkter Medlemsavgifter, insamlingar, basarförsäljning samt allmänna verksamhetsbidrag som inte är riktade till någon speciell verksamhet. Också små donationer.

Kostnader

T.ex. kostnader för insamlingar, förnödenheter till basarkaffe o.s.v.
Vanliga bankavgifter för fakturabetalning bokförs under ordinarie verksamhet.
Investerings och finansieringsverksamhet (Tid. placeringar)
Intäkter och kostnader av placeringar med vars avkastning verksamheten finansieras.

Extraordinarie poster

Intäkter och kostnader av engångsnatur som avviker från normal verksamhet. T.ex. erhållande av testamente eller större donation, försäljning av egendom mm.

Allmänna understöd

Kommunala och statsbidrag för verksamheten utan speciell precisering. (Projektunderstöd bokförs på respektive projekt)

Bokslutsdispositioner

Ändringar i reserver (ökning - /minskning +).
Vid denna punkt kan också större förändringar i fonderna noteras

Modellresultaträkning (Excel-fil)

Balansräkning

AKTIVA

Bestående aktiva

  • Immateriella tillgångar
  • Materiella tillgångar
  • Maskiner o inventarier

Avskrivningar räknas ut igenom att till ingående balans 1.1. foga värdet de nya maskiner och inventarier som anskaffats under verksamhetsåret. På den sammanlagda summan uträknas avskrivningen


EX: Ingående balans 1.1.2007    15 000 euro

Ny dator                        1 500 euro
Summa 31.12.2007       16 500 euro
Avskrivning 25% av 16 500 =    - 4 125 euro (Bokförs i resultaträkningen)
Balans 31.12.2007        12 375 euro

När den nya datorn bokförs på inventarier kallas det att den aktiveras = betalningen fördelas på flera år. År 2007 bokförs endast 25 % av datorköpet.

Man kan också uppgöra en avskrivningsplan och besluta att datorn avskrivs på t.ex. 3 år. Då avskriver man den separat med 500 euro per år i tre års tid.

Numera rekommenderas att alla mindre maskiner tas med direkt i resultaträkningen de år de anskaffas, t.ex. mobiltelefoner, små kontorsmaskiner. T.ex. SSC aktiverar endast maskiner och inventarier som kostar över 1 500 euro.

Placeringar

Telefonaktier och andra mindre poster får bokföras till det värde de anskaffats för. I verksamhetsberättelsens noter är det dock skäl att notera marknadsvärdet om det är känt. Placeringarna utreds i bilaga.

Fonder

Om föreningen har fristående fonder med separat bokföring bokförs fondens balans såväl på aktiva som passiva sidan i föreningens balans.

Rörliga aktiva

Fordringar

Alla föreningens fordringar bör framgå ur bokslutet. I det allmänna bokslutet räcker det med summan av alla fordringar men i bilagorna måste alla enskilda poster synas.

Kontofordringar kan man t.ex. kalla små poster som tillsvidare oredovisade förskott ur kassa, obetalda medlemsavgifter och små räkningar. Större fordringar kan bokföras på ett separat konto. Projektfordringar som t.ex. obetalda understöd kan också bokföras på resultatregleringar.

Fordringar som förfaller längre en ett år senare måste anges separat. Fordringar på den egna personalen måste också utredas noggrant i noterna.

Resultatregleringar

Här kan man bokföra t.ex. mindre lager, tex. böcker eller T-skjortor som säljs under flera år eller något annat som betalats under räkenskapsåret men kommer att användas senare. Här kan också bokföras förskottsbetalningar, dvs. något som föreningen betalat förskott för. (eller som ett separat konto).

Kassa och bank

Kassaställningar och bankkonton.

Kolla att bokföringen säkert stämmer med bankens kontoutdrag.

Eventuella bankkonton med kredit som vid årets slut är på minus (krediten utnyttjad) överförs i bokslutet till punkten främmande kapital på Passiva!

Passiva

EGET KAPITAL

Fonder

Uppdelade enligt användningsmöjligheter. Fristående också på aktiva medan föreningens egna minnes-, byggnads- o dylika fonder bokförs endast som eget kapital på passiva.

Resultatkonto

  • Balanserad vinst (förlust) = överskott/underskott från tidigare år
  • Ackumulerade bokslutsdispositioner
  • Obligatoriska avsättningar (tid. reserveringar)
  • Pensions- övriga förbindelser för framtiden (Eget pensionsavtal)
  • Främmande kapital
  • Långfristigt
  • Lån som förfaller senare än inom ett år
  • Kortfristigt (under ett år)
  • Skulder till leverantörer (kontoskulder)
  • I praktiken alla fakturor som hör till räkenskapsåret men betalas följande räkenskapsår.
  • Erhållna förskott, t.ex. projekt eller statsstöd bokförs här.
  • De vanligaste kortfristiga skulderna är:
    • Leverantörsskulder (obetalda räkningar)
    • förskottsinnehållning på löner
    • socialskyddsavgifter
    • Pensionspremier
    • fackavgifter
    • o.dyl.

Resultatregleringar

Erhållna förskott för verksamhet under nästa räkenskapsår.

Införtjänade semesterlöner, t.ex. semesterlöneavsättningar för fast anställda räknas ut så här: månadslönen/25 x semesterrätt/månad x 9 månader x 1,5 (då är semsterpremien medräknad) Ex 2000/25 x 9 x 2,5 x1,5 = 2 700 euro + ca 22% i sociala kostnader = 3 294 euro som semesterreservering i bokslutet.

Vill man vara riktigt exakt skall man dessutom ta med den vintersemester som är införtjänad men outtagen vid årsskiftet.

Modell för balansräkning (Excel-fil)

Bilagor och noter

Små bokföringsskyldiga är befriade från att ge verksamhetsberättelse och noter i fullständig form. Det är dock bra att ha åtminstone en kort version av verksamhetsberättelsen med i bokslutet. I den bör redogöras särskilt för sådant som påverkar föreningens ekonomi.

Alla bokföringsskyldiga måste dock i bokslutets bilagor uppge panter och inteckningar, borgensförbindelser och andra ansvarsförbindelser (t.ex. pensionsförmåner).

Med bokföringsprogram kan man skriva ut en balanspecifikation.

Godkännande och underteckning

Bokslutet godkänns och undertecknas av föreningens sittande styrelse. Dessutom skall föreningens VD/verksamhetsledare/generalsekreterare underteckna bokslutet. Styrelsen för det verksamhetsår som godkänns är givetvis ansvarig för verksamheten och resultatet.

Efter styrelsens behandling överlämnas bokslutet till föreningens revisorer som riktar sin berättelse till föreningens medlemmar (årsmöte).

Förvaring av Bokföringsmaterial

Verifikaten skall enligt bokföringslagen bevaras minst 6 år efter bokslutet medan bokföringsböckerna skall bevaras minst 10 år efter räkenskapsperioden.

Notera dock att EU kan kräva att alla verifikat bevaras minst 6 år efter EU-programperiodens slut om man får EU-stöd. (Gällande programperiod pågår till 2007).

Det är också möjligt att bevara verifikat, dag- och huvudbok enbart på maskinspråk. Balansböckerna måste dock alltid finnas också på papper.