Skriv ut sidan

Styrelsen administrerar föreningen                 

Val av styrelse

Det mesta i en förening är beroende av styrelsens initiativförmåga och arbetslust. Därför är det viktigt att den sammansätts av personer som vill, kan och har tid att arbeta för de uppställda målen. Målen utformas i stadgar och verksamhetsplaner.

I föreningens stadgar står skrivet när och hur styrelsen och ordförande väljs. Det kan göras endast på ett förenings- eller fullmäktigemöte. Vid samma möte väljs också revisorerna och bokslutet fastställs och beslut om ansvarsfrihet beviljas.

Har föreningen ett årsmöte (vanligen på våren) börjar styrelsens mandatperiod direkt efter årsmötet.

I föreningar som har två årsmöten (höst- och vårmöte) väljs styrelsen och revisorerna på höstmötet och de tillträder vanligen då följande kalenderår.

I föreningens stadgar nämns hur föreningsordförande väljs. Vanligt är att ordförande väljs av årsmötet medan vice ordförande väljs inom styreslen.

Ordinarie styrelsemedlemmar

Styrelsen skall bestå av minst tre personer. Lagen säger ingenting om maximiantal.

Stadgarna bestämmer hur många styrelsemedlemmar som finns i föreningen. Antalet kan vara ett bestämt eller glidande antal. Det kan vara mer praktiskt att ha ett glidande antal (t.e.x. 5-8 ordinarie styrelsemedlemmar). Då kan antalet medlemmar ökas och minskas i takt med arbetsmängden och tillgången till lämpliga kandidater. Å andra sidan kan det bli större kontinuitet i en styrelse med fast antal medlemmar om endast en viss del avgår årligen. En stor styrelse är i allmänhet ineffektiv, men å andra sidan representerar den kanske alla intressegrupper inom föreningen. I en stor styrelse kan den verkliga beslutande makten ligga hos ordförande, arbetsutskottet eller tjänstemännen.

Det optimala antalet styrelsemedlemmar med tanke på ett effektivt arbete ligger mellan sex och sju.

Ordförande bör vara myndig, dvs ha fyllt 18 år, de övriga medlemmarna minst 15 år. Ordförande får inte vara försatt i konkurs och bör vara bosatt i Finland. Undantag kan beviljas av Patent- och registerstyrelsen.

En styrelsemedlem behöver inte vara medlem i föreningen, ifall inte stadgarna så kräver.
Stadgarna kan innehålla kriterier som styrelsemedlemmen bör uppfylla. Man kan ha som regel att styrelsemedlemmen får sitta i styrelsen högst ett visst antal år i ett sträck eller det kan finnas en övre åldersgräns.

Suppleanter

I stadgarna står det om suppleanterna och de kan vara personliga eller s.k. allmänna. Speciellt i föreningar där skilda grupper är representerade finns personliga suppleanter. Till exempel kan det inom ett förbund väljas en styrelsemedlem och suppleant från varje distrikt.

I allmänhet väljs ersättaren samtidigt som den ordinarie styrelsemedlemmen. En ordinarie styrelsemedlem kan ha flere suppleanter som är i satta ordningsföljd. Suppleanten fungerar som fullvärdig styrelsemedlem då hon ersätter den ordinarie styrelsemedlemmen på ett möte.

Styrelsen kan bestämma att suppleanterna kan deltaga i alla styrelsemöten. De har då rätt att närvara och uttala sig. Fördelen med detta är att suppleanterna är ajour med vad som händer i styrelsen. Nackdelen är att deltagarantalet på styrelsemötet blir stort.

Verksamhetsperiod

I stadgarna står skrivet hur lång verksamhetsperioden för styrelsen är. Vanligt är ett eller två år. I stora förbund kan den vara längre. Om den är mycket lång kränker den demokratin i föreningen. Ifall inte annat har bestämts i stadgarna börjar styrelsen sitt arbete genast efter det den har blivit vald.

Föreningen har alltid en styrelse.

Den gamla styrelsen fortsätter tills en ny har valts. Den gamla styrelsen kan fortsätter även då verksamhetsperioden har tagit slut. En sådan situation kan uppstå om medlemsmötet har hållits för sent. Eller om mötet inte lyckats välja en ny ordförande eller styrelse.

En styrelsemedlem kan avgå mitt i perioden när som helst och av vilken orsak som helst.

Ifall alla styrelsemedlemmar väljs samtidigt, avgår alla samtidigt. Väljs de under olika år, är de förstås i tur att avgå under olika år. Det senare sättet är ur styrelsens kontinuitet bra.

Styrelsens ställning inom föreningen

Styrelsen är vald på föreningsmöte av medlemmarna. Styrelsen omsorgsfullt sköta föreningens angelägenheter i enlighet med lag och ordning sam föreningens stadgar och föreningsmötets beslut. I sensaste uppdatering av föreningslagen (678/2010) poängteras också styrelsens ansvar för föreningens bokföring och ekonomi.

Styrelsen står till svars till medlemmarna för sina görande och vad den har lämnat ogjort. Mister styrelsen medlemmarnas förtroende kan medlemmarna på föreningsmöte avskeda styrelsen eller en enskild styrelsemedlem. I Föreningslagen § 14-15 finns noggranna bestämmelser om uteslutning.

Besluten i styrelsen

Normalt gör styrelsen sina beslut under sina möten. Traditionellt har mötet ägt rum fysiskt på ett ställe. Styrelsen kan dock fritt besluta om sitt arbetssätt. Dvs det är tillåtet för styrelsen att använda tekniska hjälpmedel. T.ex. så att styrelsen sammanträder genom e-post. Det viktiga är att alla styrelseledamöter har möjlighet att uttrycka sin åsikt men också att ta del av andra styrelsemedlemmars åsikter. Om inte direkt i realtid så i alla fall inom en rimlig tid. Därför kan te.x. ordförande inte ringa runt ledamöterna i tur och ordning och höra vad de tycker. Då sker ingen växelverkan. Däremot är ett regelrätt telefonmöte där alla kan höra varandra helt acceptabelt. Om styrelsen övergår till andra former av möten rekommenderar vi att den först noggrant fastställer spelreglerna för dessa möten.

Är mötet inte beslutfört p.g.a för litet antal deltagare kan mindre beslut tas s.a.s. ”på egen risk” av ordförande och de närvarande styrelsemedlemmarna. Beslutet kan sedan fastställas officiellt på ett beslutfört möte.

Styrelsens uppgifter

Styrelsens uppgifter kan beskrivas i fyra termer:

  • Förbereda
  • Verkställa
  • Fatta egna beslut
  • Förvalta

Ur föreningslagen framgår följande uppgifter för styrelsen:

  • sköta föreningens angelägenheter i enlighet med lag och förordnning
  • se till att bokföringen är lagenlig och att medelsförvaltningen är ordnad på tillförlitligt sätt
  • föra en förteckning över föreningens medlemmar
  • sammankalla medlemmarna till medlems- och fullmäktigemöten
  • ordna olika omröstningstillfällen och poströstning eller distansmöte. (om stadgarna kräver det)
  • representera föreningen i ärenden som har att göra med myndigheter och i domstol
  • fungera som utredningsman vid likvidering av föreningen
  • göra beslut om överlämnande av föreningens egendom till konkurs
  • enligt bokföringslagen skriver styrelsen under bokslutet och har till uppgift att bereda revisorerna eller verksamhetsgranskarna möjlighet att utföra granskningen, samt bistå dem med de uppgifter de önskar

I föreningslagen står uppräknade de uppgifter som styrelsen kan sköta:

  • besluta om utlämnande av uppgifter från medlemsregistret. (Det är dock skäl att vara försiktig då man utlämnar uppgifter)
  • beslut om godkännande av nya medlemmar, om inte annat är bestämt i stadgarna
  • utesluta medlemmar på de grunder som finns i stadgarna
  • väcka åtal mot föreningen för att få ett ogiltigt beslut ogiltigtförklarat
  • bestämma vem som, förutom ordförande, får teckna föreningens namn. Styrelsens ordförande har rätt att teckna föreningens namn om inte denna rätt har begränsats av styrelsen
  • i stadgarna kan bestämmas att styrelsen kan besluta om försäljning, byte och inteckning av föreningens egendom

 

Styrelsens övriga uppgifter

De uppgifter som lagen förpliktar styrelsen att utföra, tar inte på långt när så mycket tid som styrelsens övriga uppgifter.
Styrelsens övriga uppgifter kan t.ex. vara:

  • Att förbereda möten och olika beslut som skall göras vid omröstningar, poströstning eller möten på distans.
  • Representera föreningen utåt, ger olika utlåtanden, gör penningansökningar och håller kontakten till andra föreningar
  • Att fatta egna beslut inom ramen för stadgarna. Medlemmarna besluter i vissa ärenden på föreningsmötet (årsmötet).
  • arkivering, korrespondens, ansökningar till olika instanser och om olika tillstånd.
  • Styrelsen är de förtroendevaldas och eventuell personals kollektiva chef som leder och övervakar dem. Ordförande kan fungera som förman verksamhetsledaren/generalsekreteraren som i sin tur är förman för övrig personal som kassören, medlemssekreteraren, informatören och annan personal. Fastän styrelsen har delegerat chefskapet åt ordförande, så har ansvaret inte delegerats.
  • Styrelsen kan för att underlätta sitt arbete utnämna olika arbetsgrupper.
  • Styrelsen bär ansvaret för att föreningens ideologi förverkligas och att föreningens verksamhet utvecklas. Det är viktigt att styrelsen följer med föreningens situation och lyssnar på medlemmarnas åsikter och förväntningar. Likaså är det viktigt att styrelsen följer med sin tid hur samhället förändras, och förändrar verksamheten i enlighet med det. På basen av dessa uppgifter planerar styrelsen den kommande verksamheten och gör en verksamhetsplan. I verksamhetsberättelsen berättar styrelsen hur året har gått och vilken verksamhet föreningen har haft.

Besluten på föreningsmötet (årsmötet)

Nedan är nämnt de ärenden som styrelsen inte kan göra beslut i. Dessa ärenden besluts på föreningsmöten (årsmöten) eller om stadgarna så säger, på fullmäktigemöten:

Årsmöte besluter:

  • Ändring av föreningens stadgar
  • Överlåtelse eller inteckning av fastighet eller annan egendom som är betydande med hänsyn till föreningens verksamhet
  • Omröstnings- och valordning i vissa fall
  • Val eller avsättning av styrelsen en styrelsemedlem, revisor eller verksamhetsgranskare
  • Fastställande av bokslutet och beviljande av ansvarsfrihet
  • Upplösning av föreningen

I stadgarna kan bestämmas att styrelsen kan besluta om försäljning, byte och inteckning av föreningens egendom.