Arkivera lätt och rätt

Arkivera lätt

Vad är ett arkiv?

Ett arkiv kan vara den fysiska plats där föreningen förvarar sina handlingar tex i ett skåp eller ett rum.
Med arkiv menas också ett sk. offentligt arkiv tex. Riksarkivet eller ett privatarkiv (Svenska Arkivförbundet, ) dit man kan föra sina handlingar för arkivering.
Man kan också definiera arkiv som en samling handlingar. Samlingen växer efter hand hos arkivbildaren.

Handlingarna är av två slag:

sådana som har uppkommit hos arkivbildaren
sådana som har kommit till denne.

Vad är ett dokument?

Dokument och handlingar är olika former av informationsbärande dokument. De kan vara pappersdokument vilka är tryckta, maskinskrivna, handskrivna och kopierade. De kan vara digitalt lagrad information på disketter, magnetband och cd-rom. Till handlingar räknas också mikrofilmer, filmer, videoband, ljudband,fotografier, ritningar, affischer, märken, fanor och föremål.

Varför skall man spara och arkivera gamla papper?

Informationen som uppstår i en förening till följd av dess verksamhet är s.k. funktionell information. Den är en viktig källa för funktionärerna då föreningen ordnar verksamhet. Informationen har bevisvärde och således har den juridisk betydelse.
Även för vetenskaplig forskning är den betydelsefull.

Det är bra att spara och arkivera gamla dokument åtminstone av följande tre orsaker:

för effektivitet i arbetet
lagenliga skyldigheter
historiskt ansvar

Effektivitet i arbetet

Ordning och reda underlättar det dagliga arbetet. Har man register och förteckningar hittar man lätt bland sina handlingar. Det är viktigt att hålla samman alla handlingar som berör samma sak. Ett välfungerande arkiv ger möjlighet till kontroll.

Lagenliga skyldigheter

Lagen förordnar att vissa handlingar skall bevaras och vara tillgängliga under en viss fastställd tid. Det gäller tex. handlingar som rör ekonomin.

Historiskt ansvar. Det är viktigt att arkiven bevaras och sköts på rätt sätt för kommande generationer. I arkiven lever organisationens historiska skeende kvar. Arkiven är en del av vårt kulturarv. Materialet i arkiven används till föreningens historik, utställningar, historiska forskningar och sociologiska undersökningar.

Arkivet är föreningens minne.

Dokumenten som har sparats i arkiven är viktiga ännu många år senare. Man kan utreda gamla frågor och konstatera vilka beslut som gjorts.
I dokumenten kan man söka information om den verksamhet som föreningen har ordnat och man kan hitta modeller för utvecklingsarbete.
Dokumenten möjliggör insamling av statistik och sammanställande av rapporter. Dokumenten underlättar utredningen av anställdas pensions- och ålderstillägg.

Vad skall man arkivera?

Sällan har en organisation så stora utrymmen att de kan spara alla sina informationsbärande dokument.

Dokumenten indelas i två grupper:

dokumenten som bör arkiveras
dokumenten som kan kastas bort.

Det är bäst att hålla de båda kategorierna skilt i arkivet. Då är det lättare att gallra.

Det är främst skäl att spara de dokument som föreningen själv har producerat:

beslut som fattats
handlingar angående egen verksamhet
dokument från tidigare
historiker

Dokument som borde sparas

Det är en lång lista på dokument som man borde spara, bl.a.:
protokollen med bilagor, verksamhetsberättelser och verksamhetsplaner, inkommen korrespondens, kopior av utgående brev, tal, föredrag, artiklar, föreläsningar, undersökningar, rapporter, förteckningar, stadgar, avtal fotografier, trycksaker man själv har producerat. Angående räkenskaperna så säger bokföringslagen och skattelagstiftningen vad som gäller.

Förvaringstider för dokument

Dokument	Form	Förvaringstid
Affärs korrespondens	papper, elektroniskt	6 år
Arbetsansökningar icke valda	papper, elektroniskt	2 år
Arbetsansökningar valda personer	papper, elektroniskt	evigt
Arbetsbetyg	papper, elektroniskt	10 år
Bokföringens huvudbok	papper, elektroniskt	10 år
Dokument gällande uppsägning	papper	6 år
Försäkringsbrev	papper	10 år efter förs.period.slut
Kassabok	papper, elektroniskt	10 år
Kontoplan	papper, elektroniskt	10 år
Kontoverifikat	papper	6 år efter revisionen
Korrespondens	papper	enligt omdöme
Lönekort och arvoden	papper, elektroniskt	10 år
Personförteckning	papper	evigt
Personregister	adb	hålla ajour
Protokoll, föreningens, styrelsen	papper	evigt
Revisionsberättelse	papper	evigt
Semesterlista	papper, elektroniskt	5 år /enl.omdöme
Övertidsanmälan, -betalning	papper, elektroniskt	10 år
Övriga personregister, förteckningar	papper, adb	tjänstetiden + 6 år

Utförlig förteckning finns i boken Pureeko ajan hammas, arkistointi ja asiakirjojen säilytysajat, Liikearkistoyhdistys ry julkaisuja 17

Vad behöver man inte arkivera?

Ständigt behöver man inte spara allt i arkiven:

Man gallrar bort sådant som har inkommit:
handlingar, cirkulärbrev, handlingar som kommit till kännedom och reklam. Det är avsändarens uppgift att spara dessa.

I arkivet förvaras endast ett exemplar av alla handlingar.
Man gallrar bort dubletter, kladdar, kopior utan anteckningar, trycksaker. Man kan utgå från att endast 1 exemplar av varje handling skall bevaras i arkivet.

Kasta bort mappen

Det kommer mycken information till föreningarna som man inte har för avsikt att arkivera, utan materialet sparas en viss tid. Det kan vara en god ide att sätta all sådant material i en särskild mapp med rubriken ”Kastas bort efter en tid”. På de volymer som skall gallras skriver man, genast från början, årtal och en anteckning att de kan gallras. Alltid emellanåt går man igenom mappen och volymerna och kastar bort den information som inte längre behövs. Det är lättare att hålla ordning i arkivet på det sättet.

Hur skall man arkivera

Förvara och sätt de handlingar som uppkommer i den dagliga verksamheten genast i en sådan ordning att arkiveringen går lätt och smidigt.

Arkivering innebär:

(källa : Arkivera rätt. M.Grass och S.Andersson)

att man tar ställning till vilka handlingar som skall bevaras och vilka som skall gallras
att handlingarna ordnas efter det hjälpinstrument som heter allmänna arkivschema
att man i möjligaste mån bibehåller den ordning som skapats under verksamheten
att sådana handlingar som inte redan ligger i någon slags ordning förs samman och att man för dem skapar ordning genom att t.e.x. lägga dem kronologiskt, alfabetiskt eller efter ämne. Ändå icke så att enstaka handlingar plockas ur sitt sammanhang
att man tar bort gem, tejp, platsfickor och annat som kan skada handlingarna
att man lägger handlingarna i lämpliga förvaringsmedel t.e.x. arkivkartonger
att man gör en förteckning som redovisar handlingarna serie- och / eller volymvis
Förteckningen skall också innehålla upplysningar om arkivbildaren och arkivet och av
vem och när det har ordnats
att man etiketterar volymerna och ställer upp dessa i lämpliga lokaler om möjligt i den ordning de har i förteckningen.

Utrymme

I de egna utrymmena förvaras de senaste, exempelvis fem sista årens, handlingarna. Utrymmena bör vara inbrotts-, brand- och vattensäkra. Förvaringsutrymmet skall vara dammfritt och ha en jämn rumstemperatur ca + 20 C resp. 40-60% luftfuktighet. För fotografier och film gäller + 10 C resp. 50% luftfuktighet. Är rummet soligt förvaras materialet i lådor. Dåliga förvaringsutrymmen är källare och vind. Starka magnetfält bör undvikas i de utrymmen där magnetband för ADB liksom ljud- och videoband förvaras.

Materialet

Tidningsurklipp kopieras på arkiveringspapper för att vara läsbara senare.
Undvik hundöron på pappren.
Undvik smulor av radergummi på pappret, för det gnagar bort texten.
Använd inte gummiband för att hålla ihop pappren.
Använd inte lim för att limma foton i album. Lim torkar bort under årens lopp.
Skriv namnen på dem som är på fotot, datum etc. Skriv i nedre kanten. I fotoaffären kan man köpa en specialpenna för detta ändamål.
Ät och drick inte samtidigt som du arkiverar.
Använd inte våta fingrar när du bläddrar i handlingarna.
Bättre än mappar är arkivkartonger som kan köpas t.e.x. från Kotelotyö. Packa handlingarna så tätt att de inte viker sig.
Vik aldrig stora handlingar t.e.x. planscher. De skall helst förvaras slätt. Är det inte möjligt rullas de löst i en stor papprulle (kan köpas t.e.x. från posten).

Så här arkiverar man

Arkivkartong

När du arkiverar dina handlingar i en arkivkartong börja då med att ta en blyertspenna.

Skriv sen på skilda tomma konvolut; syrefria stora papper, som omsluter handlingarna, namnen på de olika buntarna med dokument. Handlingarna åtskiljs genom att de sätts i dessa konvolut och samtigt hålls handlingarna mer samlade. På mappen, på nedre delen av ryggraden ca 1 cm från botten, limmas en etikett.

På etiketten skrivs tydligt följande:
Syrenen rf. (föreningens namn)
Styrelsemötes protokoll
2005
Volym A 3 B: 14 . Det är bra att numrera och ha serier men koder behövs kanske inte i en liten samling och det kan bli bökigt o besvärligt med en ”hemlig” kod.
Det kan bli enklare att ta i bruk serier protokoll, korrespondens, klipp mm

Varje kartong binds om med arkivsnöre. De syrefria mapparna som Kotelotyö säljer och vilka de flesta använder har ett eget bommulsband och en knapp som man virar om och stänger med.
Syrefritt papper kostar ca 200 euro för 2000 st pappersark och kan köpas från t.e.x. Kotelotyö. De vita konvoluten kan köpas från Arkistopalvelu

För att hålla ordning och reda bland sina handlingar kan det var bra att årligen överföra arkivhandlingar från föreningslokalen till föreningens arkivutrymme. Där förvaras dokumenten i arkivmappar.
Under arkiveringens mellanskede dvs före det man arkiverar handlingarna i arkivmappar, kan man uppbevara dokumenten i dokumentportföljer. Sådana kan köpas från papershandeln.

Vad gör man med arkivet när föreningen upphör

Det finns flere möjligheter.

I stadgarna står det vad den upplösta föreningen skall göra med sina ekonomiska tillgångar och inventarier. Lika viktigt är det att det finns en paragraf där det står vad den upplösta föreningen skall göra med sitt arkiv. Står det inte i stadgarna kan man göra beslut om det på det möte som besluter om upplösningen av föreningen. Exempelvis kan man överlåta arkivet till en annan liknande organisation. Föreningen kan också överlämna sitt arkiv till en arkivinstitution, se nedan.

Slutarkivering

Efter några år är kanske föreningens arkivutrymme fullsatt. Det kan också finnas andra orsaker till att föreningen vill flytta bort sina handlingar från föreningens lokaliteter. Då kan man överlämna sina handlingar till slutförvaring i en arkivinstitution.
När handlingarna överförs till arkivinstitutionen skall kopior av förteckningen för det överlämnade materialet medfölja.

Vid överlämnande görs ett avtal gällande överlåtelse av materialet.
I avtalet kan man komma överens om att handlingarna skall vara tillgängliga förforskning.

Man kan komma överens om att man när som helst kan ta bort handlingarna frånarkivet. Man kan också komma överens om att ”låsa” samlingarna för en viss tid.

Arkivera rätt

Informationen har en livscykel. Den sträcker sig från upprättande / mottagande av information och via olika behandlingsskeden, till varaktig förvaring eller gallring.
Arkiveringen av information börjar i arbetsrummet i samma ögonblick som man skriver eller emottager en handling.

Arkivet bildas fortlöpande i det dagliga arbetet i takt med verksamheten.
Det kan börja med att man skriver en möteskallelse, annons, protokoll, bilagor till protokollet och korrespondens angående besluten och åtgärder.

Arkivbildning

En viktig del av den administrativa verksamheten i föreningen är att planera och styra flödet av informationsmaterial. Med hjälp av arkivbildningen kan man effektivera organisationens informationsservice.
En annan viktig del är att befrämja framväxten av arkivet.

Arkivbildaren är en enskild person, organisation, förening, myndighet eller företag, vilka har en verksamhet som producerar och efterlämnar handlingar, tex. protokoll, verksamhetsplan.

Arkivansvarig är personen som är ansvarig för att dokumenten arkiveras.
I en organisation är det styrelsens uppgift är att fastställa riktlinjerna för arkivverksamheten samt utse en person som är ansvarig för arkiveringen och gallringen av materialet.

Föreningens styrelse har samma ansvar för arkivverksamheten som den har för all annan administration, vid sidan av de krav som ställs genom stadgar och lagar.

I praktiken fördelas arbetsuppgifterna på enskilda personer inom styrelsen eller utsedda av styrelsen t.e.x. sekreterare och kassör. Det kan också finnas en arkivarie som ansvarar för närarkiven, mellanarkiven, för gallringen och överflyttningen till slutarkiv.

Arkiveringslagen

bestämmer angående arkiveringsplikten. Lagen gäller dock inte föreningar och organisationer. http://www.finlex.fi eller http://www.narc.fi/Arkistolaitos/sve/normer/

Arkivförteckning

Varje arkivbildare skall ha en förteckning, d.v.s. en beskrivning av innehållet i arkivet. I den berättar man kort om organisationens historia, dvs viktiga datum och organisationsförändringar, namnbyten och verksamhet.

Alla som producerar handlingar eller tar emot sådana av utomstående instanser, medverkar dagligen till vad som arkiveras.

Arkivbildningsplanen

För att kunna hantera och styra informationsmaterialet har olika system utvecklats. Ett av dem är arkivbildningsplanen. Andra är bl.a. diariet, specialregister, arkivförteckningar och beskrivningar.

Arkivbildningsplanen styr organisationens:

arkivering
registrering
gallring

Vad innehåller arkivbildningsplanen

Till planen hör bl.a. uppgifter om godkännande och tidpunkt för ibruktagande. Här kan man också presentera en översikt av arkivbildarens organisation och förvaltningshistoria.
Den är en gallrings- eller förvaringsplan. Den visar vilka handlingar som skall förvaras varaktigt och vilka som skall gallras bort efter en tid.

Handbok

Arkivbildningsplanen är en handbok som är avsedd som ett hjälpmedel för alla inom organisationen som deltar i behandlingen av handlingar. Anvisningarna i planen påverkar behandlingen av handlingarna under livscykelns olika skeden.
Organisationen kan använda arkivbildningsplanen som ett redskap då verksamheten utvecklas.

Riksarkivets arbets- och uppföljningsgruppen har, hösten 1999, gjort en rekommendation angående arkivbildningsplanen. Rekommendationen är först och främst avsedd för statliga och kommunala myndigheter, men kan även tillämpas av organisationer.
Enligt rekommendationen är ”Arkivbildningsplanens primära uppgift är att styra organisationens arkivbildning, dvs. arkivering, registrering och gallringen av handlingar”.

ADB

Man kan använda sig av datateknik för att effektivera arkivbildningsplanens användningsmöjligheter. En ADB-baserad arkivbildningsplan kan lätt upprätthållas och distribueras. Den kan bättre befrämja förverkligande av offentlighetsprincipen, informationsservicen och datasekretessen. I organisationer, i alla fall i små, räcker det med en plan i pappersformat.

Allmänna arkivschema
Det hjälpmedel man vanligtvis använder för att ordna och förteckna handlingarna i ett arkiv kallas allmänna arkivschemat.

Arkivschema är ett klassifikationsschema för serier av handlingar. Arkivschema bygger på en uppdelning av arkivet i ett antal huvudavdelningar vilka betecknas med stora bokstäver. Det allmänna arkivschemat , enl. Riksarkivets allmänna anvisning nr 13, har följande huvudserier.

Handlingar i arkivet ordnas enligt följande huvudavdelningar:
A   Diarier
B   Förteckningar
C   Protokoll
D   Kopior
E   Inkomna handlingar
F   Korrespondens

Serier

Inom varje huvudavdelning bildas underindelningar s.k.. serier. En serie består av handlingar av samma typ. Exempelvis inom huvudavdelning

A Diarier

I en förening är föreningens gästbok ett diarie. Även register och journaler kan vara det.
Ifall alla brev som kommer in antecknas, bildas ett brevdiarium. Detta är den vanligaste formen av diarier. Kravet för ett diarie är att de anteckningar som görs i en handling sker dagligen eller med korta mellanrum.
Diarier är till stor hjälp i organisationen där antalet skrivelser och ärenden är stort.

B Förteckningar

De förteckningar som arkivbildaren själv har gjort införs här. Det kan vara medlemsförteckningar, inventarieförteckningar etc.

C Protokoll

De protokoll som arkivbildaren själv har skrivit kommer här, men inte de protokoll som
har kommit från annat håll.

D Kopior

Kopior av avsända handlingar, tex. kopior av avsända brev.

E Inkomna handlingar

Vanligen brev eller andra inkomna handlingar sätts här.

F Skriftväxling

En brevväxling som består av kopior av avsända handlingar som arkiveras tillsammans med inkomna handlingar. I dag försiggår en stor del av korrespondensen per e-post. Det är viktigt att man skriver ut korrespondensen på arkivpapper och att det arkiveras.

G Räkenskapshandlingar

Handlingar gällande räkenskapsföringen, dvs kassaböcker och verifikationer.
I Bokföringslagen kan man läsa hur länge materialet bör sparas
H Handlingar arkiverade enligt innehåll
Här placeras serier och grupper av handlingar, vilka har bildats enligt innehåll. Det kan vara en förenings äganderättshandlingar, arkivexemplar av arkivbildarens egna publikationer tex. föreningshistoriken, kursverksamhet, jubileer, insamlingar och kampanjer.

Huvudserierna A – H är de vanligaste. Men man kan också använda I – U.

Övriga handlingar

De handlingar som inte kan föras till någon annanstans förs hit. T.e.x. tidningsurklipp, fotografier, föregångares arkiv.

En huvudserie uppdelas i underserier. Då kan C Protokoll se exempelvis ut:C Protokoll
Ca Årsmötesprotokol Cb Styrelsens protokoll
Cc Arbetsutskottets protokoll

Proveniensprincipen

Proveniensprincipen kallas också ursprungsprincipen eller den organiska samhörighetens princip. Den innebär att handlingarna skall förvaras på det sätt som ansluter sig till den ursprungliga ordningen. Tex. om föreningen har byggt ett nytt föreningshus, så skall alla handlingar som gäller detta arkiveras tillsammans.

Råd och information om arkivering:

Svenska centralarkivet, www.svenskacentralarkivet.fi
tel. 09-693 07 211, 09-693 070, 693 07 226

Länkar:

Litteratur:

Handbok för föreningsarkivarier, 1972 Folkrörelsernas arkivförbund, Berlingska Boktryckerier, Lund 1972, ISBN 91-518-0291-0
Vårda och bevara bilder, Björn Andersson, Trydells Laholm 1990, ISBN 9187510065
Folkrörelsernas arkivhandbok, 1988 Författarna och förlaget, ISBN 91-38-09995-0
Arkivera rätt, Axel Norberg, Tryckeri AB Knappen, Karlstad 1988
Dokumenthantering, Sven Bodin, Tom Sahlén, Carina Sjögren, Stockholm 2000, ISBN 91-973863-0-8
Pureeko ajan hammas, arkistointi ja asiakirjojen säilytysajat, Liikearkistoyhdistys ry julkaisuja 17, Helsinki 2000, ISBN 951-95038-3-8, Kirjapaino Offset Pukkila Oy
Keskiasteen arkisto-oppi, Pirkko Rastas, Ammattikasvatushallitus, Valtion Painatuskeskus 1987, ISBN 951-860-417-7
Koti- ja kotiseutuarkistonopas, Samuli Onnela, Vuokko Peltola, Kaarina Sala, Suomen Kotiseutuliiton julkaisuja A:4, Gummerus Kirjapaino Oy, Jyväskylä 1991, ISBN 951-717-599-X

Inköpsställen:

Kotelotyö, www.kotelotyo.fi , tel. 020 757 5500: mappar
Suomen arkistointikonsultit ky, tel. 017-510 375, fax 017-510 375

Prisexempel: vikta konvolut 300 mm x 430 mm (finska vaippalehti) t.ex. 100 st 7.60€ + moms + postavgift. Förmedlar även firman Kotelotyös produkter till Kotelotyös priser.